Wat is een externe audit

Een externe audit is een hulpmiddel waarbij een onafhankelijke externe partij (ook wel externe auditor) gaat kijken of specifieke processen en systemen binnen een organisatie efficiënt en effectief zijn ingericht. Vaak is het doel van een externe audit om vast te stellen of de organisatie voldoet aan de juiste eisen en voorwaarden voor een specifieke norm, zoals de ISO 9001 certificering, VCA certificering of de Veiligheidsladder. De externe auditor bekijkt dan of er tekortkoming zijn in het managementsysteem. 

Externe audit proces

Hoe het proces van een externe audit er in de praktijk uitziet hangt af van verschillende factoren. Denk bijvoorbeeld aan de norm of het certificaat waar een organisatie zich voor wil certificeren. Echter zijn er globaal gezien een aantal vaste onderdelen die altijd terugkomen:

• Vooronderzoek – Tijdens de eerste stap wordt de actuele stand van zaken geëvalueerd door te kijken naar de vereiste beleidsdocumentatie. Zijn deze allemaal aanwezig en beschikbaar? 

• Voorbereiding – Als alle documenten aanwezig en beschikbaar zijn, zal de externe audit worden voorbereid. Er wordt een duidelijke planning gemaakt van welke bedrijfsprocessen en managementsystemen moeten worden doorgelicht. Er wordt in deze stap ook gekeken naar voorgaande audits. 

• Uitvoering – In deze stap wordt de externe audit daadwerkelijk uitgevoerd. Dit gebeurt aan de hand van een certificeringsonderzoek. Tijdens het onderzoek wordt aan de hand van bewijsmateriaal geëvalueerd of de organisatie voldoet aan de certificeringsnorm. Bij bewijsmateriaal kunt u denken aan bedrijfsdocumenten, formulieren, waarnemingen van de auditor en interviews met medewerkers en betrokkenen.

• Rapportage – De externe auditor legt alle bevindingen vast in en een uitgebreide rapportage. Dit wordt ook wel het auditverslag genoemd. In dit verslag komen alle vereiste onderdelen terug en zullen de belangrijkste tekortkomingen en aandachtspunten worden opgesomd. De conclusie van deze rapportage wordt gedeeld met de belanghebbende binnen de organisatie. Als aan alle eisen van de norm wordt voldaan, wordt het certificaat officieel uitgereikt aan de organisatie.
• Opvolging – Aan het einde zal de auditor een opvolging doen. Er wordt dan gekeken of alle adviezen worden opgevolgd en of de maatregelen de gewenste effecten hebben gehad. De opvolging wordt ook wel een herhalingsaudit genoemd.