Interne audit betekenis

Een interne audit is een uitgebreid onderzoek naar de kwaliteit en betrouwbaarheid van werkwijzen en bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Zoals de naam doet vermoeden wordt de interne audit uitgevoerd door een medewerker van de desbetreffende organisatie. Dit is het grootste verschil met een externe audit, deze wordt uitgevoerd door auditors buiten de eigen organisatie. De medewerker die de interne audit uitvoert wordt ook wel de interne auditor genoemd.

Een belangrijke voorwaarde voor een kwalitatieve interne audit is dat het onderzoek systematisch en gedisciplineerd wordt aangepakt. Dit houdt in dat er wordt gewerkt via een ‘systeem’ en dus niet zomaar wat wordt onderzocht. Bij een interne audit staat het controleren van één of meerdere bedrijfsprocessen altijd centraal.

Waarom worden interne audits uitgevoerd?

Een interne audit uitvoeren doet men om verschillende redenen. Ten eerste is het een handig hulpmiddel om te zien welke bedrijfsprocessen nog geoptimaliseerd kunnen worden. Met een interne audit krijgt u meer inzicht in de operationele en strategische processen. Het komt namelijk vaak voor bij (grote) organisaties dat er veel verschillende processen zijn, waardoor u als manager details over het hoofd ziet. Dit kan leiden tot lagere productiviteit en onnodige kosten. 

Daarnaast biedt zo’n onderzoek een bepaalde transparantie waardoor u de kans op bedrijfsongevallen verkleint. In sectoren waar veel ongelukken gebeuren (zoals de bouw), is dit een serieus probleem. Als u vervelende situaties kunt reduceren door interne audits, zal uw reputatie onder stakeholders verbeteren. Als zij zien dat u kwaliteit hoog in het vaandel heeft zitten neemt het vertrouwen toe.

Ook is het uitvoeren van interne audits een vast onderdeel bij een aantal certificeringstrajecten. Denk bijvoorbeeld aan de VCA certificering, ISO 45001 certificering, ISO 9001 certificering of de Veiligheidsladder. Voor het certificeren voor zulke normen moet u voldoen aan specifieke voorwaarden en eisen. Dit wordt ook getoetst tijdens de externe audit. Om te voorkomen dat u bij de externe audit tegen onverwachte situaties aanloopt, is een interne audit daarom essentieel. U heeft dan nog de tijd om alles processen recht te trekken voor de externe audit.

Interne audit voorbeeld

Iedere interne audit is anders. Hoe het proces van zo’n audit er in de praktijk uitziet hangt af van verschillende factoren. Er zijn wel een aantal vaste onderdelen die altijd terugkomen:

• Voorbereiding van de audit – Tijdens deze stap wordt de audit zo compleet mogelijk voorbereid. Er worden onder andere alle relevante documenten verzameld, een vragenlijst opgesteld, een rolverdeling van betrokkenen bij de audit afgesproken en een werkwijze opgesteld. Tip: zorg op voorhand voor heldere doelen en de juiste prioriteiten.

• Uitvoering – In de tweede stap wordt de audit daadwerkelijk uitgevoerd. Dit houdt vaak in dat er gesprekken plaatsvinden met medewerkers volgens de afspraken die zijn gemaakt in de eerste stap. Er wordt tijdens de audit kritisch gekeken naar de specifieke bedrijfsprocessen die worden getoetst. Alle bevindingen worden geëvalueerd en opgeschreven.

• Rapportage – Alle bevindingen uit de vorige stap worden in een uitgebreide rapportage verwerkt en er worden actiepunten gemaakt voor de betreffende werkgroep/afdeling. Deze moeten ook zo spoedig mogelijk worden doorgevoerd.
• Afhandeling – De rapportage wordt gedeeld met alle betrokkenen. Het is nu zaak voor hen om de adviezen op te volgen. 

Lees ook: Een succesvolle interne audit uitvoeren dankzij deze 4 tips!

Het bovenstaande proces is globaal uitgelegd. Zoals eerder gezegd, verschilt de werkwijze en het proces per situatie. Twijfelt u over hoe u het beste een interne audit kunt uitvoeren? DPS kan u hierbij helpen. Wij begeleiden bij het gehele traject, maar kunnen ook interne audit trainingen aan uw personeel geven. Vraag een adviesgesprek aan en wij denken uitgebreid met u mee over de mogelijkheden.