ISO 9001 checklist

Het ISO 9001 certificaat is wereldwijd een van de belangrijkste normen op het gebied van kwaliteitsmanagement. Dankzij dit soort certificaten is kwaliteit meetbaar, beheersbaar en controleerbaar. Om u hiervoor te certificeren moet u een aantal stappen doorlopen. Hoe het ISO 9001 certificeringstraject eruitziet verschilt per bedrijf. Echter kunnen we u wel een idee geven van welke aspecten onderdeel zijn van de ISO 9001 checklist. Zo creëren we voor u een goede houvast. 

Een ISO 9001 checklist helpt organisaties om stap voor stap inzichtelijk te maken wat er nodig is voor een goed werkend kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Deze checklist fungeert als leidraad om niets te vergeten, om taken logisch te structureren en om helder te krijgen welke verantwoordelijkheden bij welke functies liggen. Voor veel bedrijven vormt de checklist de basis voor een efficiënte voorbereiding op de interne en externe audit.

Onderdelen van de ISO 9001 checklist

De onderstaande ISO 9001 checklist geeft de belangrijkste van het ISO 9001 certificeringstraject weer:

Scope vaststellen & draagvlak creëren

Allereerst moet gezamenlijk de scope worden vastgesteld door het management. Hierbij bakenen zij heel concreet af welke onderdelen gaan vallen onder het nieuwe kwaliteitssysteem en welke niet. Ook de KAM Coördinator of KAM Adviseur heeft hierbij een belangrijke rol. 

In deze fase is het belangrijk om nauwkeurig te bepalen welke processen, locaties en diensten binnen de scope vallen. Veel organisaties kiezen er daarnaast voor om direct hun belangrijkste stakeholders te benoemen, zodat duidelijk is welke interne en externe partijen invloed hebben op het kwaliteitsmanagementsysteem. Het creëren van draagvlak bij medewerkers is hierbij essentieel: hoe beter het begrip, hoe groter de kans op een succesvolle implementatie.

ISO 9001 kwaliteitsbeleid vaststellen

In deze stap wordt het kwaliteitsbeleid vastgesteld. De organisatie bespreekt hierin wat kwaliteit inhoudt en wat klanten bijvoorbeeld van haar mogen verwachten. Daarnaast onderzoekt de organisatie welke zaken succesvol zijn en hoe deze is vertaald naar kernwaarden.

Het kwaliteitsbeleid wordt vaak aangevuld met meetbare kwaliteitsdoelstellingen. Denk hierbij aan klanttevredenheid, foutpercentages of levertijden. Door duidelijke KPI’s te formuleren kan de voortgang structureel worden gemonitord. Ook is het van belang om het beleid actief te communiceren binnen de organisatie, zodat alle medewerkers weten wat er wordt verwacht.

Projectplan maken

Nu de scope en het kwaliteitsbeleid zijn vastgesteld is het tijd voor het projectplan. De organisatie maakt een projectplan om de gestelde doelen te behalen. In dit projectplan wordt duidelijk welke mensen, middelen en methodes er nodig zijn.

Een uitgebreid projectplan bevat vaak ook een risicoanalyse. Hierbij worden mogelijke obstakels in het traject geïnventariseerd, evenals kansen die benut kunnen worden. Denk aan beschikbare expertise, budgetten, softwaretools of procesoptimalisaties. Hierdoor werkt de organisatie doelgericht en voorkomt men vertraging tijdens het traject.

GAP-analyse identiteit

Vervolgens wordt er een GAP-analyse uitgevoerd tussen de huidige en nieuwe situatie. Bij de GAP-analyse onderzoekt men welke kloof (Engels voor gat) er bestaat tussen de huidige identiteit van de organisatie op het gebied van kwaliteit en de nieuwe identiteit.. Het doel hiervan is vinden welke verbeterpunten er zijn qua bedrijfsidentiteit.

Naast identiteit wordt tijdens de GAP-analyse vaak ook gekeken naar bestaande procesbeschrijvingen, registraties en verantwoordelijkheden. Dit maakt snel duidelijk welke onderdelen nog ontbreken of onvoldoende worden uitgevoerd. Hierdoor ontstaat een helder beeld van de stappen die nodig zijn om een volledig ISO 9001-waardig systeem te ontwikkelen.

Planning

In deze stap wordt er een planning gemaakt voor alle onderdelen die nog volgen. Denk aan de implementatie van het kwaliteitssysteem en het aanvragen van het ISO 9001 certificaat. 

Een goede planning houdt rekening met de capaciteit van medewerkers, piekperiodes binnen het bedrijf en de beschikbaarheid van externe auditors. Ook wordt er meestal een PDCA-cyclus opgenomen, zodat er structureel ruimte is voor evaluatie en bijsturing. Een realistische planning voorkomt tijdsdruk en vergroot de kans op een succesvolle audit.

Processen in kaart brengen

In deze stap worden alle processen beschreven, die nodig zijn om producten en diensten te leveren, in het kwaliteitsmanagementsysteem. 

Procesbeschrijvingen worden vaak ondersteund met flowcharts, werkinstructies en risicoanalyses. Hierdoor wordt duidelijk welke input, output, middelen en verantwoordelijkheden per proces gelden. Het doel is om de interne organisatie zo transparant mogelijk te maken, zodat medewerkers efficiënter en consistenter kunnen werken.

Toetsing kwaliteitssysteem

Het kwaliteitssysteem wordt getoetst door een interne audit op hoe effectief het is. Daarbij voert de directie ook een beoordeling uit. In beide gevallen wordt gekeken of de geformuleerde doelen zijn behaald met het kwaliteitssysteem.

De interne audit is een cruciale stap binnen de ISO 9001 checklist. Hierbij worden niet alleen processen beoordeeld, maar ook de mate waarin medewerkers het systeem naleven. Auditbevindingen worden vastgelegd in een rapport, inclusief verbetermaatregelen. De directiebeoordeling vormt vervolgens het moment waarop de directie bepaalt of het systeem effectief functioneert en waar extra acties nodig zijn.

Certificeren ISO 9001

Het certificaat kan worden behaald bij een instelling die hiervoor bevoegd is. Dit noemen we ook wel de externe audit.

De externe audit bestaat meestal uit twee fasen: een documentatie-audit en een uitgebreide praktijk-audit. Tijdens deze fase wordt gecontroleerd of uw organisatie daadwerkelijk werkt volgens de vastgelegde procedures. Na certificering volgt jaarlijks een opvolgaudit en eens per drie jaar een hercertificeringsaudit. Door continu te verbeteren blijft uw organisatie voldoen aan de ISO 9001 norm.

Als u succesvol door de externe audit heen bent, ontvangt u het certificaat. Hierna is het aan te raden om uw kwaliteitssysteem periodiek te onderhouden, zodat u het certificaat zonder problemen kunt behouden. 

Wilt u aan de slag met het ISO 9001 certificaat? Diks Process Support kan u hierbij ondersteunen. Wij hebben veel ervaring met ISO 9001 certificeringstrajecten. We denken graag met u mee tijdens een vrijblijvend adviesgesprek. 

Download nu ons ISO 9001 stappenplan: