Als uw bedrijf zich bezighoudt met zaken als procesoptimalisatie, kwaliteitsmanagement, veiligheid of duurzaamheid, dan bent u vast wel bekend met bedrijfscertificeringen. Met de juiste certificaten toont u aan dat u voldoet aan een bepaalde vereiste norm. De certificeringstrajecten bestaan vaak uit een aantal vaste onderdelen:
- Nulmeting
- Opzet en implementatie
- Interne audit
- Directiebeoordeling
- Externe audit
- Periodiek onderhoud
Wanneer u zich certificeert is het altijd te hopen dat het traject zo soepel mogelijk verloopt, want een afwijking tijdens de externe audit kan rauw op uw dak vallen. Dit betekent dat er nog werk aan de winkel is om te voldoen aan de norm voor het specifieke certificaat. U kunt dit voorkomen door voorbereid het traject in te gaan. In dit artikel vertellen we u hoe u afwijkingen tijdens de externe audit kunt voorkomen.
Lees ook: Een succesvolle interne audit uitvoeren dankzij deze 4 tips!
Externe audit betekenis
Om te beginnen is het handig om te weten wat een externe audit precies inhoudt. Een externe audit betekent letterlijk het toetsen van bepaalde processen of systemen door een onafhankelijke externe partij. Deze partij, ook wel de externe auditor genoemd, heeft de bevoegdheid om certificaten te verstrekken aan bedrijven die zich willen certificeren voldoen aan de juiste eisen en voorwaarden.
Wat is een afwijking bij een externe audit en welke soorten zijn er?
Tijdens de externe audit kan worden vastgesteld dat het systeem niet voldoet aan een of meerdere normeisen voor het certificaat. Dit fenomeen wordt in vaktermen een ‘afwijking’ of ‘non-comformity’ genoemd. Een afwijking kan ervoor zorgen dat u geen certificaat krijgt. Om alsnog in aanmerking te komen moet de afwijking eerst worden opgelost.
We onderscheiden over het algemeen twee soorten afwijkingen:
- Incidentele afwijkingen – Bij een incidentele afwijking gaat er iets mis tijdens de externe audit. Het kan zijn dat dit een eenmalig probleem is. Het bedrijf moet aantonen dat het daadwerkelijk een eenmalig incident is en het zich niet structureel herhaalt. Een incidentele afwijking kan relatief snel worden opgelost.
- Structurele afwijkingen – Een structurele afwijking heeft grotere consequenties dan een incidentele afwijking. Tijdens deze afwijking gaat er iets herhaaldelijk mis, waardoor het bedrijf niet voldoet aan de eisen in de norm voor een bepaalde certificering. Als de afwijking niet wordt opgelost, kunnen de kosten voor herstel behoorlijk oplopen.
Hoe voorkomt u afwijkingen tijdens externe audits?
Het voorkomen van afwijkingen is niet eenvoudig. Het gaat vaak om veel verschillende bedrijfsprocessen die u onder de loep moet nemen. Daarom kan er geen eenduidig antwoord op deze vraag worden gegeven. We adviseren wel om alle signalen die u krijgt serieus te nemen en indien mogelijk direct mee aan de slag te gaan. Signalen kunnen zijn:
- Suggesties en/of verbeterpunten vanuit medewerkers
- Klachten en/of opmerkingen vanuit klanten
- Klachten en/of opmerkingen over leveranciers
Verder zou u preventief interne audits kunnen uitvoeren op vaste momenten. Hierbij kan DPS u helpen. Wij hebben veel ervaring met het uitvoeren van interne audits. Hierbij doorlopen wij samen met u alle facetten van de audit en kunt u een eventuele afwijking voor zijn. Deze audits kunnen voor verschillende certificeringen en vakgebieden zijn. Denk bijvoorbeeld aan een ISO 9001 certificering, VCA-certificering, Veiligheidsladder of ISO 45001 certificering. Lijkt dit u wat? Neem vrijblijvend contact op en we evalueren samen de mogelijkheden!