In de wereld van procesoptimalisatie en certificering is een interne audit een praktisch hulpmiddel om in kaart te brengen welke bedrijfsprocessen goed gaan en welke beter kunnen. Hierdoor loopt u niet achter de feiten aan. Het uitvoeren van interne audits is niet alleen slim om zo nu en dan te doen, maar ook essentieel bij het behalen diverse certificaten waaronder het ISO 9001 certificaat, het VCA certificaat en de Veiligheidsladder. In dit artikel geven we een aantal tips voor het succesvol uitvoeren van een interne audit.
Wat is een interne audit en waarom is dit interessant?
Simpel gezegd is dit een kwalitatief onderzoek naar hoe bedrijfsprocessen en werkwijzen momenteel verlopen binnen de organisatie. Tijdens dit onderzoek worden er één of meerdere bedrijfsprocessen getoetst aan de norm en zelf bepaalde eisen. Het is essentieel dat dit systematisch en gedisciplineerd wordt uitgevoerd.
De interne audit wordt gedaan door een of meerdere personen van binnen de organisatie. Dit is het grote verschil met een externe audit, hier wordt het onderzoek uitgevoerd door een certificerende instelling buiten de organisatie.
Er zijn verschillende redenen waarom een interne audit waardevol kan zijn. Hieronder een drietal voorbeelden:
- Geld besparen – Door efficiëntere bedrijfsprocessen zijn en mogelijkheden om geld te besparen
- Zicht op verbeterpunten – Interne audits zorgen voor meer inzicht in operationele en strategische verbeterpunten, waardoor de bedrijfsprocessen naar een hoger niveau worden getild.
- Goed voor het imago – Als uw organisatie regelmatig interne audits doet en deze verbeterpunten ook doorvoert, zal dit voor de buitenwereld niet onopgemerkt blijven. U toont hiermee aan de kwaliteitsmanagement belangrijk is.
4 tips voor goede interne audits
Een interne audit kan een enorm waardevol hulpmiddel zijn om uw bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. Om het maximale uit een interne audit te halen hebben wij een aantal tips geformuleerd:
Heldere doelen stellen
Deze tip klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk blijkt dat de doelen niet altijd duidelijk zijn. Wanneer er een duidelijk doel wordt het opstellen van een goede audit een stuk eenvoudiger. Denk bij het stellen van doelen na over vragen als “Wat ga ik doen?” en “Waarom ga ik een interne audit uitvoeren?”.
Prioriteiten stellen
In de wereld van procesoptimalisatie is het stellen van de juiste prioriteiten een van de belangrijkste zaken om het overzicht te behouden. Dit geldt ook bij interne audits. Er zal namelijk veel informatie op tafel komen nadat er een audit is uitgevoerd. Bepaal hierom welke onderdelen of risico’s het meeste aandacht verdienen.
Zorg voor draagvlak
Net als bij veel andere tools voor procesoptimalisatie zal het draagvlak niet voor iedere werknemer hetzelfde zijn. Interne audits worden snel gezien als een verplichting. Het is belangrijk dat iedereen de toegevoegde waarde van de audit inziet om er een succes van te maken. Een auditor met autoriteit aanwijzen zorgt voor meer draagvlak.
Kies een goede toon
De toon van een audit is essentieel voor het succes. Wanneer u kiest voor een schoolse en controlerende toon bestaat de kans dat het draagvlak voor de audit laag blijft. Het is belangrijk om de verbeterpunten positief te benaderen. U zult zien dat er op deze manier veel beter wordt omgegaan met kritiek en negativiteit blijft achterwege.
Interne audit uitvoeren met uw bedrijf
Hopelijk gaven de bovenstaande tips nuttige inzichten. Wij adviseren in ieder geval om deze tips in uw achterhoofd te houden. Wilt u graag hulp wilt bij het uitvoeren van een interne audit? Diks Process Support kan u hierbij helpen. Wij kunnen de interne audits voor u of met u uitvoeren. Daarnaast bieden wij een interne audit trainingen aan, waarna u zelf audits kunt uitvoeren. Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan en wij denken graag met u mee over de mogelijkheden.