Een optimaal digitaal bedrijfsproces creëren, zodat uw organisatie efficiënter wordt. Dat klinkt interessant, maar waar moet u beginnen? Wij geven u zeven tips.
1. Identificeer bedrijfsprocessen
Om een optimaal digitaal bedrijfsproces te creëren, moet u eerst onderzoeken welke onderdelen u wilt digitaliseren. Vraag uzelf af: welke taken binnen het proces kosten veel tijd? Op welk gebied wil ik de productiviteit verbeteren? Breng de zwakke punten in het huidige bedrijfsproces in kaart en stel prioriteiten. Het makkelijkst is om deze processen op papier te zetten, zodat u een duidelijk overzicht krijgt. Betrek hier ook zeker uw medewerkers bij.
2. Zorg voor een nette digitale werkplek
Als het gaat over efficiënt werken, gaat het over uw werkplek. Ook een digitale werkplek moet netjes en overzichtelijk zijn. Moet u vaak zoeken naar bestanden van uzelf of van anderen, dan kan dat leiden tot vertraging in uw werkzaamheden. Die vertraging kan vervolgens weer zorgen voor ontevreden klanten of zelfs klantverlies. Zorg daarom voor een slimme en overzichtelijke inrichting van uw digitale werkplek. Er zijn verschillende methoden die u kunnen helpen bij het opruimen van uw ruimte, bijvoorbeeld de 5S-methode. Daarover leest u hier meer.
3. Gebruik de juiste digitale tools
Is het duidelijk welke taken u wilt digitaliseren? Dan is het zaak om de juiste digitale tools en software in te schakelen om uw doelstellingen te bereiken. Vergeet bij de implementatie hiervan niet de medewerkers voor te lichten over de voordelen van deze tools. Daarna kunt u de medewerkers trainen om met deze tools om te gaan.
4. Automatiseer processen
Met de juiste tools in huis kunt u beginnen met de automatisering. Handig is om hierbij een model op te stellen van het huidige proces. Hiermee wordt het duidelijker welke stappen u moet ondernemen. Denk hierbij ook aan hoeveel tijd u met deze automatisering kwijt zult zijn. Eenmaal geautomatiseerde bedrijfsprocessen zijn handig, maar er moet ook nog wat gebeuren voor het zover is. Zeker wanneer u zelf de kennis niet in huis heeft, kan het voordeliger zijn om een externe partij zoals Diks Process Support in te schakelen.
5. Maak het visueel
Een handige truc waarmee u een optimaal digitaal bedrijfsproces creëert is door te visualiseren. Visuele aspecten kunnen namelijk de richtlijnen verduidelijken die u heeft opgesteld. Er zijn verschillende tools om uw boodschappen mee te visualiseren. Denk bijvoorbeeld aan een schaduwbord voor de opberging van gereedschap. Door duidelijke afbeeldingen te gebruiken, hangt niemand zijn gereedschap nog verkeerd op. Tijdsefficiënt en daarmee kostenbesparend!
6. Stel slimme doelen
Vergeet niet om doelen te stellen. Maak deze meetbaar, zodat u inzicht krijgt in hoe uw digitale processen verlopen. Wat gaat er goed en wat kan beter? Er zijn verschillende omstandigheden die zich voort kunnen doen waardoor uw bedrijfsprocessen aangepast moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe wensen van de klant of veranderende wetgeving. U moet uw bedrijfsprocessen dus ook managen. Daar zijn ondersteunende tools voor. We vertellen u er hier meer over.
7. Werk samen met externe partners
Afsluitend raden wij u aan samen te werken met externe partners. Zij kunnen u helpen de digitale strategie beter te begrijpen en ook de juiste oplossingen voor uw behoeften te vinden. Hiermee is de kans groter dat uw processen maximaal geoptimaliseerd worden. Diks Process Support helpt u graag naar succesvolle digitale bedrijfsprocessen. Vraag dus gerust een vrijblijvend adviesgesprek aan!