Jouw bedrijf heeft de VCA-certificering behaald. Gefeliciteerd! Of het er nu op zit? Nee, nu moet je je afvragen hoe je de certificering in de organisatie gaat implementeren. Hierbij krijg je onder andere te maken met een interne en externe audit. En daar gaat het binnen organisaties vaak fout.
Interne audit te laat inplannen
Het onderhouden van de VCA-certificering is een continu proces. Een periodiek onderzoek naar de werkwijze binnen de organisatie is daarom belangrijk. Dit noemen we ook wel de ‘interne audit’. Deze wordt vaak uitgevoerd door een medewerker binnen de organisatie, maar kan bij voorkeur ook door een externe deskundige worden gedaan. De interne audit kan dienen als voorbereiding op de externe audit. Tijdens de externe audit gaat een onafhankelijke certificerende instelling onderzoeken of jouw bedrijf nog voldoet aan de normeisen van de VCA en wet- en regelgevingen. Door te laat een interne audit uit te voeren, loopt je een aantal risico’s.
1: Geen tijd meer voor de interne of externe audit
Wil je de interne audit door een externe adviseur uit laten voeren? Wanneer je deze afspraak te laat aanvraagt, kan het zijn dat de adviseur op korte termijn geen tijd meer heeft. Hierdoor bestaat de mogelijkheid dat er een andere adviseur op bezoek komt dan je gewend bent of dat de externe auditdatum niet haalbaar is en je dus nog niet aan kunt tonen dat je nog steeds voldoet aan de certificeringseisen van de VCA.
2: Zaken binnen de organisatie zijn niet meer op orde
Heeft het benodigde onderhoud aan jouw certificering niet plaatsgevonden? Dan kan er van alles aan het licht komen tijdens de interne audit. Alles snel oplossen voordat de externe audit plaatsvindt kan leiden tot stress.
3: De VCA-certificering wordt iets voor ‘erbij’
Vaak heeft de persoon die verantwoordelijk is voor de certificering al genoeg te doen. De VCA-certificering wordt iets voor erbij, terwijl diegene zich hier juist helemaal in zou moeten verdiepen. Wordt dit niet gedaan, dan gaat dat ten koste van de kerntaken en reguliere werkzaamheden. Verantwoordelijkheden worden verlegd en langzamerhand krijgt de certificering minder prioriteit. Dat is zonde en is gemakkelijk te voorkomen!
Fouten VCA-certificering voorkomen
Wil je de VCA-certificering goed onderhouden? Dan adviseren we de interne audits alvast voor drie jaar vast te leggen. Zo weet je zeker dat alles volgens planning verloopt! Ook is het verstandig om periodiek afspraken te maken over het onderhouden van de certificering. Hierdoor kom je tijdens de interne audit minder voor verrassingen te staan. Merk je dat de certificering iets voor ‘erbij’ wordt? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag via virtual support of via gespecialiseerde software de VCA certificering goed te onderhouden!
Gerelateerde artikelen over VCA
Wilt u zich verder verdiepen in VCA en veilig werken binnen uw organisatie? Bekijk dan onze aanvullende artikelen waarin we onderwerpen behandelen zoals de nieuwste wijzigingen in VCA, het verschil tussen VCA BASIS en VCA VOL, kostenbesparingen met een VCA-systeem en praktische stappen richting certificering.
