Eurotronic: “Van 200 documenten naar 30: zo werd onze VCA en ISO 9001 weer overzichtelijk”

De VCA- en ISO 9001-certificering brengt veel papierwerk met zich mee. Iets waar je zelf mee aan de slag kan, maar ook aan een ander kan overlaten. Eurotronic koos voor dat laatste. Sebastiaan Walen, Technisch Project Manager bij Eurotronic, vertelt hoe de samenwerking verliep.

Eurotronic

Eurotronic is gespecialiseerd in noodstroomsystemen, voornamelijk voor de telecomsector. “We werken zowel op het vaste land als offshore, met een eigen servicedienst”, vertelt Sebastiaan. “We leveren dus niet alleen systemen, maar verzorgen ook het onderhoud.” Om kwaliteit en veiligheid aantoonbaar te maken, ging Eurotronic jaren geleden al aan de slag met de VCA- en ISO 9001-certificeringen. “We kregen destijds wel ondersteuning bij het traject, maar merkten dat alle procedures documenteren toch veel tijd kostte. Daardoor verloren we het overzicht en werd het lastig om het team betrokken te houden. Uiteindelijk hebben we het traject toen stopgezet.” Toen er laatst bij een tender weer gevraagd werd naar de certificeringen, besloot Eurotronic het opnieuw op te pakken. Dit keer met een andere aanpak. “We wilden zo veel mogelijk ontzorgd worden.”

Volledige ontzorging

Voor die ontzorging sprak Eurotronic met verschillende partijen. “Met Roy van Diks Process Support hadden we direct een goede klik. Hij begreep onze uitdaging én ons bedrijf. Hij had meteen ideeën over hoe we het traject het beste konden aanvliegen.” Sebastiaan werd gekoppeld aan adviseur Miguel. “Hij kon veel werk uit handen nemen: de documentatie werd grotendeels voor ons opgesteld. Wij bleven ondertussen wel betrokken bij de inhoud. Maandelijks liepen we alles samen door en konden we waar nodig aanpassingen doen. Dat zorgde meteen voor draagvlak binnen de organisatie.”

Naast de ontzorging, was Sebastiaan enthousiast over de communicatie met Miguel. “Hij had duidelijk veel ervaring met dit soort trajecten en legde alles in begrijpelijke taal uit. Dat gaf veel rust: sommige termen uit de certificeringen waren voor ons nieuw.” Als voorbeeld noemt Sebastiaan de directiebeoordeling. “Toen we die term voor het eerst hoorden, dachten we: moeten we de directie gaan beoordelen? Hoe pak je dat aan? Maar het gaat juist over iets anders: de directie beoordeelt hoe het managementsysteem functioneert, welke risico’s en kansen er zijn en waar verbeteringen nodig zijn. Het was fijn dat we daar direct begeleiding bij kregen.”

Slim documenteren

Achteraf gezien viel het papierwerk bij beide certificeringen mee, blikt Sebastiaan terug. “Miguel werkte veel met praktische templates en dacht continu mee over hoe processen slim ingericht konden worden.” Een goed voorbeeld daarvan was de werkplekinspectie. “Die voerden we al uit, maar de vraag was: hoe leg je dat toekomstbestendig vast? Miguel stelde voor om Microsoft Forms te gebruiken, zodat we inspecties eenvoudig maandelijks konden registreren. Daar hebben we nu veel aan.”

Sebastiaan keek met gezonde spanning uit naar de audits. “Het blijft toch een soort examen”, lacht hij. “Maar we hadden er vertrouwen in door de goede voorbereiding. Samen met Miguel namen we vooraf alle documentatie nog eens door. Daarnaast organiseerde hij een medewerkersbijeenkomst, zodat iedereen wist waar alles stond en wat er verwacht werd.”

Continu draagvlak

Die voorbereiding werd beloond: Eurotronic behaalde zowel de VCA- als ISO 9001-certificering. “Daar zijn we ontzettend blij mee. Het geeft een professionelere uitstraling en laat zien dat we actief sturen op kwaliteit, veiligheid en klanttevredenheid. Daarnaast zijn processen nu veel centraler en overzichtelijker georganiseerd.”

Wat Sebastiaan gedurende het traject opviel, was dat het draagvlak binnen het bedrijf continu behouden bleef. “We zagen bij alles wat we documenteerden dat het bedrijf er beter van werd. Het enthousiasme van Miguel werkte daarin ook aanstekelijk.” Daarnaast bleef het traject overzichtelijk. “Waar we jaren geleden vastliepen in een pakket van zo’n 200 documenten, hebben we het nu behaald met ongeveer 30 documenten. Door procedures te vereenvoudigen en slim te combineren, bleef het systeem goed werkbaar.”

Aanbevolen bij anderen

Sebastiaan kijkt daarom tevreden terug op de samenwerking. “Het traject sloot goed aan op onze verwachtingen. We hebben Diks Process Support inmiddels ook aanbevolen bij een van onze klanten.” En de samenwerking stopt nog niet: Eurotronic moet jaarlijks worden hergecertificeerd. Daarnaast kijkt het bedrijf al vooruit naar verdere stappen in professionalisering. “We overwegen nu ook de ISO 27001-certificering, omdat daar steeds vaker vraag naar is vanuit klanten. Als ik terugkijk op deze samenwerking, heb ik er alle vertrouwen in dat ook dat goed gaat komen.”

Ook zonder gedoe de VCA- en ISO 9001-certificering behalen?