Toen Aviaco GSE overwoog zich in te schrijven voor een grote luchthaven-tender, werd één ding direct duidelijk: zonder ISO 9001- en ISO 14001-certificeringen was dat geen optie. Met ondersteuning van Diks Process Support behaalden de organisatie in slechts tweeënhalve maand de certificeringen. Bas van der Linde, General Manager bij Aviaco GSE, vertelt in dit artikel hoe de samenwerking verliep.
Aviaco GSE
Aviaco GSE verhuurt, repareert en onderhoudt vliegtuigafhandelingsmateriaal voor luchthavens, luchtvaartmaatschappijen en grondafhandelingsbedrijven. Een paar maanden geleden kwam een grote tender in beeld: het onderhoud van al het equipment van een luchthaven in Nederland. “De ISO 9001- en ISO 14001-certificeringen waren een vereiste”, vertelt Bas. “We moesten ons binnen tweeënhalve maand inschrijven als we mee wilden doen. Maar dan moesten we die certificeringen wel op zak hebben.” Naast deze tender viel het hem op dat multinationals steeds vaker vragen naar certificeringen op het gebied van kwaliteit en milieu. “Of we nu wel of niet mee zouden doen aan deze tender: dit was hét moment om beide thema’s goed op orde te krijgen.”
Snel schakelen
In korte tijd moesten er grote stappen gezet worden. “We hadden wel het een en ander op papier, maar dat was niet gestructureerd. In de organisatie ontbrak duidelijke borging van kwaliteits- en milieuprocedures; die waren niet bij alle medewerkers bekend. Er moest dus een heldere procedure komen, inclusief een vertaalslag naar de praktijk: hoe nemen medewerkers die mee in hun dagelijkse werkzaamheden? En dat alles binnen tweeënhalve maand.” Om focus in het traject aan te brengen, ging Bas op zoek naar een externe partij. Zijn wens: een partner die de regie neemt, begeleidt en de basis van de ISO-certificeringen opzet. Na een gesprek met Diks Process Support zocht hij niet verder. “Ik ontmoette een club pragmatische mensen; er was meteen een goede klik. Ze begrepen onze uitdagingen en schakelden snel. We kregen dezelfde dag nog antwoord op onze vragen.”
Efficiënte werkwijze
Met de keuze voor Diks Process Support kwam het traject in een stroomversnelling terecht. Consultant Richard werd meteen betrokken om Aviaco GSE te begeleiden. “Hij nam ons tijdens de kennismaking al mee in de vereisten van de certificeringen en wat die concreet voor onze organisatie betekenden. Welke documenten waren nodig en hoe zijn die opgebouwd? Dat liet Richard allemaal duidelijk zien. Daarna volgde een heldere planning. Het ging echt ‘tak-tak-tak’ – super efficiënt.” Het viel Bas vooral op hoe Richard hem ontzorgde. “Onze projectmanager, Max, kreeg een speciaal portal, met daarin alle to do’s, tijdlijnen en beschreven verwachtingen. Hij hoefde bij wijze van spreken alleen nog maar te volgen wat er stond. Ik heb zelden meegemaakt dat een proces zó gestructureerd en gedisciplineerd werd uitgevoerd.” Ook de betrokkenheid van Richard maakte indruk op Bas. “We hebben echt geluk gehad met de ondersteuning in dit traject. Richard dook volledig in onze organisatie en wist onze input continu te vertalen naar concrete, heldere documentatie. Elke keer dat ik een definitief document terugkreeg, dacht ik: dit is precies wat we bedoelen. Het voelde alsof we het zelf hadden geschreven – zó goed was die ontzorging.”
Succesvolle audit
De gestructureerde aanpak en intensieve begeleiding betaalden zich uit tijdens de audit. “Die verliep precies zoals we hadden gehoopt”, vertelt Bas. “De auditors waren enorm onder de indruk van onze documentatie. Ze zeiden: ‘We hebben zelden gezien dat een organisatie die net begint, het meteen zo goed op orde heeft. Zo uitgebreid en zo gedetailleerd; duidelijk met begrip van de praktijk en de uitdagingen.’” Er waren slechts twee kleine aandachtspunten voor Aviaco GSE, onder andere rondom de opslag en de hoeveelheid verf die ze gebruiken wanneer ze equipment opknappen. “Maar verder zijn we er echt doorheen gevlogen. En als je bedenkt dat we dit vanuit vrijwel niets in tweeënhalve maand hebben neergezet, dan is dat echt iets om trots op te zijn.”
Praktisch handboek
Met de succesvolle audit en certificeringen op zak was Aviaco GSE precies op tijd om mee te doen aan de grote tender. “Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen om ons niet in te schrijven. Maar bij toekomstige tenders zien opdrachtgevers meteen dat wij investeren in de kwaliteit van onze organisatie en dat we bewust omgaan met milieuaspecten. Dat geeft een heel andere indruk: we zijn niet alleen een partij die apparatuur levert en onderhoudt, maar ook een partij die intern alles goed op orde heeft.” De jaarlijkse audits ziet Bas dan ook met vertrouwen tegemoet. “Bij veel bedrijven verdwijnen certificeringen in een lade en ontstaat er stress zodra een audit dichterbij komt. Bij ons zal dat anders zijn, omdat we nu een duidelijke en werkbare structuur hebben. Richard heeft ons echt geholpen om alles inzichtelijk en geborgd te krijgen. We hebben een praktisch handboek waar we dagelijks mee uit de voeten kunnen.”
Op naar meer certificeringen
Bas kijkt tevreden terug én enthousiast vooruit. “Je ziet vaak in reviews staan: ‘ik raad dit bedrijf aan’; dat klinkt heel cliché. Maar bij Diks Process Support meen ik het écht. Ik kan geen enkel verbeterpunt noemen.” Bas overweegt nu samen aan de slag te gaan met de VCA**-certificering, een RI&E-toetsing door een arbeidsdeskundige plus BHV-trainingen en heftrucktrainingen. Ook denkt hij na over een certificering op het gebied van informatieveiligheid. “Die laatste kan in de toekomst heel belangrijk worden. De wereld digitaliseert en opdrachtgevers verwachten steeds vaker dat je zorgvuldig met data omgaat. De ISO 9001- en 14001 certificeringen waren voor ons een must vanwege de tender, maar er zijn er nog veel meer die gewoon waardevol zijn om te hebben. Voor ondersteuning ga ik niet verder zoeken dan Diks Process Support: als ik terugkijk op dit traject, heb ik er vertrouwen in dat het bij nieuwe trajecten net zo goed zal verlopen.”
Wil jij ook snel de ISO 9001- en 14001-certificeringen behalen? Neem contact met ons op!
