Wat is een kwaliteitssysteem?

Heel simpel gezegd is een kwaliteitssysteem een managementinstrument dat helpt bij het waarborgen en verbeteren van de kwaliteit. Als management van een bedrijf heb je namelijk constant de taak om te zorgen dat de kwaliteit van je product, productieproces, dienst en organisatie goed zijn. Binnen sommige organisaties is hier zelfs een speciale tak of verantwoordelijke voor aangesteld. Wanneer dit één persoon is, wordt dit ook wel de kwaliteitsmanager genoemd. Een kwaliteitssysteem verbindt alle onderdelen die bijdragen aan het uiteindelijke resultaat. Denk aan het vinden van kritieke processen in de organisatie, het juist en tijdig verwerken van klant aanvragen en natuurlijk de uiteindelijke tevredenheid van je klanten waarborgen. Het kwaliteitssysteem vertaalt zich in de praktijk vaak tot een handboek met processen en regels. Het hebben van een kwaliteitssysteem is zeker een must anno 2021, aangezien de verwachtingen van klanten steeds verder toenemen. Door het systematisch aan te pakken heb je als manager de volledige controle en laat je niets op toeval berusten.

Voorbeeld kwaliteitssysteem

Hoe een kwaliteitssysteem exact eruit ziet verschilt voor iedere organisatie. Het is geen template die je zomaar kunt overnemen van andere organisaties. Geen enkele organisatie is namelijk exact hetzelfde. Je zult mogelijk onderdelen vergeten, wanneer je een op een het kwaliteitssysteem van een andere organisatie overneemt. Echter, om organisaties houvast te bieden zijn er zowel algemene als branche specifieke kwaliteitsnormen gesteld waarvoor organisaties zich kunnen certificeren. DPS begeleid in twee van deze kwaliteitssystemen:

• ISO 9001 certificering
• GMP+ certificering

De ISO 9001 is een norm die is ontwikkeld door de organisatie ISO en richt zich specifiek op kwaliteitsmanagement. Onder dit systeem vallen veel verschillende regels, maar versimpeld gaat het om: zeg wat je doet, doe wat je zegt en lever hiervoor bewijslast. De ISO 9001 norm is breed toepasbaar voor iedere organisatie.

GMP+ staat voor “Good Manufacturing Practices” en is een toevoeging op de HACCP-norm. Waar de HACCP een risico-inventarisatie is voor alle voedingsmiddelen, focust de GMP+ zich puur op diervoeding. Deze certificering is dus relevant voor alle organisaties in de supply chain voor diervoeding.

Voordelen van een kwaliteitssysteem

Het hebben van een officiële kwaliteitscertificering zoals ISO 9001 biedt (potentiële) klanten een garantie op kwaliteit. Moet een (potentiële) klant de keuze maken tussen jouw en een concurrent, waarbij je wel kwaliteitscertificaten heeft en jouw concurrent niet. Dan zou dit mee kunnen spelen in de beslissing om te kiezen voor jouw ten opzichte van je concurrent. Bovendien kan een kwaliteitssysteem je helpen in situaties wanneer je veel klachten ontvangt over je product of dienst. Ook kan het helpen wanneer je merkt dat het verloop van jouw klanten erg hoog is. Kortom, het bied je een handvat om als organisatie de controle op kwaliteit te behouden en verbeteren.

Implementatie kwaliteitssysteem

Om een kwaliteitssysteem succesvol te kunnen voeren binnen jouw organisatie is het van belang dat het kwaliteitsbeleid op papier komt te staan en bekend is bij al je personeel. Het implementeren van een kwaliteitssysteem vereist vaak kennis en ervaring, hierbij kan Diks Process Support je helpen.

Tijdens een certificeringstraject starten wij altijd met een nulmeting, waarbij we in kaart brengen hoe je er nu voor staat. Vervolgens gaan we kijken hoe we de situatie kunnen verbeteren zodat je voldoet aan de eisen voor het certificaat waar je je voor wilt certificeren. Zodra we samen met je een helder gestructureerd systeem hebben neergezet, gaan we deze toetsen. Wanneer de vereiste veranderingen zijn doorgevoerd en alle neuzen dezelfde kant op staan, zal het certificaat worden aangevraagd. Om de kwaliteit te waarborgen biedt DPS gespecialiseerde KAM software, zodat je periodiek jouw kwaliteitssysteem kunt evalueren en verbeteren.