Hoe maak ik een goede procesbeschrijving?

Iedere organisatie bestaat uit processen. Sommige processen zijn gigantisch en stromen door de gehele organisatie heen, terwijl andere slechts plaatsvinden binnen één afdeling of zelfs één functie. Hoe processen verlopen kan bepalend zijn voor het succes van de organisatie. Als processen soepel verlopen zal de organisatie dit bijvoorbeeld terugzien in de kosten, kwaliteit, klanttevredenheid of een van de andere vele factoren. Om deze reden is procesmanagement een belangrijke succesfactor. Heel simpel gezegd is dit het beheersen en optimaal inrichten van de processen om de bedrijfsvoering te verbeteren. Een onderdeel van procesmanagement is procesbeschrijving. Processen goed beschrijven is een fundamenteel onderdeel voor een succesvol proces. In dit artikel gaan we dieper in op waarom we processen beschrijven en hoe je zelf een goede procesbeschrijving maakt.

Wat is een proces?

Een proces is een serie activiteiten waarbij uiteindelijk een product of dienst ontstaat. Binnen een organisatie bestaat in principe alles uit processen, zoals verkoop, de controle van kwaliteit of levering. Een bedrijfsproces heeft altijd deze kenmerken:

• Er is input nodig om het proces te starten, vanuit een leverancier of een interne of externe klant.
• Er wordt output opgeleverd aan een interne of externe klant.
• Het bestaat uit een reeks opeenvolgende activiteiten en handelingen.
• Er zijn mensen of machines nodig om het uit te voeren.

Een proces kan binnen één afdeling lopen, tussen afdelingen of zelfs tussen meerdere organisaties.

Waarom processen beschrijven?

Zoals in de introductie kort stond toegelicht zijn goed ingerichte processen van essentieel belang voor het succes van jouw organisatie. Om dit te kunnen bereiken moeten deze processen goed beschreven worden. Hierdoor is het voor iedereen duidelijk. Echter zijn er nog veel meer redenen, we sommen de belangrijkste voor je op:

• De basis voor verbeteringen binnen de organisatie
• Het geeft overzicht aan de organisatie
• Aantonen dat er wordt gewerkt volgens specifieke normen en richtlijnen zoals bij de ISO 9001 certificering, VCA certificering of Veiligheidsladder
• Structuur bieden aan nieuwe medewerkers (het geeft een duidelijke functie-inhoud en zorgt dat nieuwe medewerkers kunnen worden ingewerkt)
• Inzicht bieden aan belanghebbende zoals de directie, accountants en leveranciers
• Draagvlak creëren onder het personeel
• Kennis en ervaring van medewerkers kan worden vastgelegd en geborgd

Kortom, door het beschrijven van processen op de juiste wijze ontstaat er meer inzicht, duidelijkheid en overzicht. De processen die zijn beschreven worden makkelijker te beheersen en verbeteren. Ook zul je merken dat processen die ooit voelde als ingewikkeld voor de massa ineens een stuk makkelijker worden begrepen door alle betrokkenen.

Procesbeschrijving maken

Er zijn diverse studies die ingaan op hoe je het beste een procesbeschrijving zou kunnen maken. Globaal gezien zou je de volgende zaken in kaart kunnen brengen om een proces goed te kunnen beschrijven:

• Wat – Wat moet er worden gedaan binnen het proces? (Dit worden ook wel de processtappen genoemd)
• Wie – Wie zijn er betrokken en welke rol krijgt iedereen bij het proces?
• Normen – Aan welke normen en richtlijnen moet het proces voldoen?
• Hulpmiddelen – Welke hulpmiddelen zijn er nodig om het proces uit te voeren?
• Wanneer – Wanneer moet het proces worden uitgevoerd of welke ‘trigger’ is nodig om het proces in gang te zetten?

Echter zijn er meerdere wegen naar Rome. Het verschilt natuurlijk ook per situatie en bedrijf. Wil je hulp bij het beschrijven van processen? Vraag vrijblijvend advies aan en wij denken hierover graag met je mee.

Procesbeschrijvingen vastleggen

Een essentieel onderdeel van processen beschrijven is het vastleggen ervan. Hoe ga je dit doen? Het zou natuurlijk kunnen in fysieke documenten, maar de procesbeschrijvingen moeten ten alle tijden toegankelijk zijn voor alle betrokkenen bij het proces. Daarom adviseren wij hiervoor onze KAM software. Deze digitale tool maakt het mogelijk dat je 24/7 bij de informatie kunt. Bovendien voer je nieuwe aanpassingen voor een procesbeschrijving eenvoudig door. Zo is al je personeel altijd op de hoogte van de laatste versie. Naast procesoptimalisatie is de software ook geschikt voor kwaliteitsmanagement, documentbeheer, risicomanagement en nog veel meer zaken.