Hoe zorg je ervoor dat kwaliteit, veiligheid en cybersecurity goed geborgd worden in een snelgroeiende organisatie? Voor Tulip Tech was ISO 9001 het vertrekpunt. Samen met Diks Process Support ging het bedrijf het traject aan. Richard, Chief of Staff bij Tulip Tech, vertelt in dit artikel hoe de samenwerking verliep.
ISO 9001 als basis
Tulip Tech ontwikkelt dronebatterijen met een hoge energiedichtheid. Het bedrijf richt zich onder andere op de politie en brandweer, maar ook op Defensie en ziekenhuizen. “Onze batterijen zorgen ervoor dat drones langer in de lucht kunnen blijven en betrouwbaar presteren – voor die sectoren is dat heel belangrijk”, vertelt Richard. Toen Tulip Tech een sterke groei doormaakte, brachten ze in kaart welke thema’s belangrijk zijn voor de toekomst. Kwaliteit, veiligheid en cybersecurity kwamen daarbij meteen naar voren. “Door de hoge energiedichtheid van onze batterijen is het essentieel dat we kwaliteit goed borgen. Ook zaken als documentatie, opslag en procesbeheersing moeten goed geregeld zijn. En omdat we veel samenwerken met Defensie, is cybersecurity minstens zo belangrijk.” Om dat allemaal te borgen, besloot Tulip Tech te starten met een ISO-traject. Het doel was een ISO 42001– en ISO 27001-certificaat. “Maar dat zijn uitdagende trajecten. We ontdekten al snel dat ISO 9001 een heel goede basis vormt. Als die staat, kunnen we makkelijker verder met de andere certificeringen. Daarom besloten we met ISO 9001 te beginnen.”
Niet lullen maar poetsen
Richard had zelf nog geen ervaring met ISO-certificeringen. “We waren een klein team van twaalf medewerkers en niemand wist precies hoe we zo’n traject moesten aanpakken. Daarom zochten we een partner die niet alleen kennis had van ISO, maar ons ook praktisch kon begeleiden. Waar moesten we beginnen en hoe ziet een goede invulling van de documentatie eruit?” Na gesprekken met verschillende partijen koos Tulip Tech voor Diks Process Support. “Met Gertjan was er meteen een klik. Hij schetste een realistische planning van zes tot negen maanden en liet zien hoe we het traject stap voor stap het beste konden aanpakken. Daarbij zagen we duidelijk een ‘niet lullen maar poetsen’-mentaliteit. Het traject niet moeilijker maken dan nodig; zo stonden wij er ook in.”
Van start
Het ISO-traject kreeg een duidelijke structuur. “Gertjan stelde elke week een agenda op met de onderwerpen waar we op zouden focussen als hij over de vloer kwam”, vertelt Richard. “Hij gaf ons vervolgens een framework voor dat onderdeel, inclusief het huiswerk om de invulling voor te bereiden.” Op die manier werkte Tulip Tech stap voor stap naar het ISO-certificaat toe. Van missie en visie tot uitdagendere onderdelen, zoals de kalibratie van meetmiddelen en het klachtensysteem bijhouden. “We werden bij de invulling in het diepe gegooid: Gertjan liet zien waar we de richtlijnen konden vinden, maar zei niet zomaar voor wat we moesten opschrijven. Daardoor leerden we zelf ook echt over de ISO 9001.” Liep Richard toch ergens tegenaan, dan was Gertjan goed bereikbaar. “We konden hem altijd appen en hij was heel behulpzaam. Ik heb hem weleens drie keer dezelfde vraag gesteld, maar dat maakte hem niets uit.” Een van de lastigere onderdelen vond Richard om data volgens de ISO-eisen meetbaar te maken. “Wij werken veel met databases die we zelf hebben gebouwd. Voor ISO 9001 moet je goed kunnen onderbouwen wat je meet, waarom je dat meet en hoe je die informatie gebruikt om processen te verbeteren. Gertjan hielp ons om daar structuur in aan te brengen.”
Externe audit
Inmiddels heeft Tulip Tech de ISO 9001-certificering succesvol behaald. Volgens Richard levert dat veel meer op dan alleen een certificaat. “We hebben nu een duidelijk systeem om onze kwaliteit te borgen en interne processen, verbeteracties en klachten structureel vast te leggen en op te volgen. Zeker tijdens de groeifase waar we in zitten is dat enorm waardevol. Het zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt en dat iedereen binnen het bedrijf dezelfde werkwijze hanteert.” Ook de begeleiding tijdens de externe audit vond Richard prettig. “Gertjan was aanwezig om ons te ondersteunen waar nodig. De auditor kwam slechts met enkele kleine verbeterpunten. Het traject verliep heel soepel.”
De samenwerking krijgt dan ook een vervolg. In september staat de volgende externe audit gepland met Gertjan en daarna wil Tulip Tech verder met de ISO 42001 en ISO 27001. “Dat doen we uiteraard weer samen met Diks Process Support. Vooral vanwege de persoonlijke aanpak, de goede bereikbaarheid en de niet lullen, maar poetsen mentaliteit!
Wil jij ook de ISO 9001 zonder gedoe behalen? Neem contact op!
