Heeft stichting HandinHand4All een ISO 9001-certificaat? Die vraag werd bij aanbestedingen steeds vaker gesteld. Voor directrice Jacqueline en haar rechterhand Janice was het duidelijk: als hun organisatie kwetsbare jongeren wil blijven helpen, moet er snel geschakeld worden. In dit artikel vertellen zij waarom ze Diks Process Support om hulp vroegen.
HandinHand4All
Stichting HandinHand4All helpt kwetsbare jongeren en jongvolwassenen van 16 tot 35 jaar met een veilige, huiselijke plek voor begeleid en beschermd wonen. De doelgroep is divers: van jongeren met een verstandelijke beperking tot dak- en thuislozen. Daarbij is er een multiculturele aanpak met speciale aandacht voor jongeren met een Surinaamse en Caraïbische achtergrond. Omdat de stichting met zo’n diverse en kwetsbare doelgroep werkt, werd steeds vaker gevraagd om aantoonbare kwaliteit van hun zorg. “Eerst was een ISO 9001-certificaat bij aanbestedingen slechts een pre, maar het werd een harde eis. Het was tijd om hier werk van te maken, zodat we nieuwe cliënten konden helpen.” Tegelijkertijd besefte zij dat er veel kennis nodig is om een ISO 9001-traject zelfstandig te doorlopen. “Een externe partij heeft vaak al veel ervaring en weet precies aan welke eisen je moet voldoen. Met die ontzorging wordt de weg naar certificering een stuk duidelijker en efficiënter. Waarom zouden we het helemaal zelf doen? Het is veel fijner als een externe partner ons helpt.”
Goed gevoel
Zij gingen het gesprek aan met Roy van Diks Process Support. Dat gesprek gaf hen een goed gevoel. “Dat kwam door meerdere factoren: de mate van ontzorging, de kwaliteit die Diks Process Support levert en de heldere offerte met een goede prijs. Ook reageerde Roy snel op onze vragen. Fijn, want we wilden echt gas geven. Daar ging hij meteen in mee. Al met al voelde het goed, dus waarom verder zoeken?” Roy koppelde HandinHand4All aan consultants Sander en Miguel, die hen gingen helpen in de weg naar het ISO 9001-certificaat. “Ze presenteerden een duidelijke planning en bezochten ons ook op locatie. Op basis van de documenten die wij aanleverden, voerden zij een nulmeting uit: wat is er al beschikbaar en welke documenten moeten nog aangevuld worden? Vanuit daar zijn we samen het traject gestart.” De voortgang werd bewaakt tijdens tweewekelijkse overleggen. “In zo’n overleg bespraken we de voortgang en stelden we vast welke input er nog van ons nodig was. Sander en Miguel vroegen ook actief hoe wij het ISO 9001-traject ervaarden en wat voor ons het fijnst werkte. Zo ontstond echt een gezamenlijke aanpak, helemaal afgestemd op wat onze stichting nodig had.”
Open houding
Hoe heeft Janice het traject ervaren? Ze heeft intensief contact gehad met Sander en Miguel. “Het was vooral veel doen, maar dat wisten we van tevoren. Het scheelde enorm dat we de documenten niet allemaal zelf hoefden aan te passen: dat werd uit handen genomen en meteen ISO-proof gemaakt.” Wat haar daarnaast opviel, was de betrokkenheid van Sander en Miguel met de rest van haar team. “Tijdens een vergadering maakten ze kennis met onze teamleden; dat ging heel natuurlijk. Ze luisterden goed naar wat iedereen inbracht en hadden een open houding tegenover onze multiculturele aanpak en achtergrond. Dat vond ik echt opvallend. Daarnaast betrokken ze iedereen actief bij de ISO 9001-certificering. Sommige onderdelen zijn best taai, maar Sander en Miguel wisten het zo te brengen dat het ging leven, zelfs de directiebeoordeling – een verplicht en vrij technisch onderdeel.” Janice merkte bovendien dat ze bij vragen altijd terecht kon. “Zij hadden dan snel een antwoord of denkrichting paraat. Wisten ze het antwoord niet direct? Dan zochten ze het meteen voor ons uit. Waar we ook tegenaan liepen, we konden altijd aan de bel trekken. Daardoor voelden wij ons echt ontzorgd.”
Hoge betrokkenheid
HandinHand4All werd voorbereid op de eerste toetsing: de interne audit. Die liet zien dat de basis goed op orde was. Er hoefden alleen nog een paar zaken gestructureerd en aangevuld te worden om klaar te zijn voor de externe audit. “De dag van de externe audit vonden we spannend. Daar hing veel vanaf. Was wat we de afgelopen tijd hadden opgebouwd voldoende? Dankzij de ondersteuning hadden we daar wel vertrouwen in. Het was fijn dat Sander en Miguel erbij waren. We stonden er niet alleen voor. Tijdens de externe audit viel Janice nogmaals op hoe hoog de betrokkenheid was van de consultants. “Ze leefden echt met ons mee. Er waren nog een paar punten die we konden verbeteren. Zo vroeg de auditor nog om een beoordeling vanuit een ander segment. Er werd direct meegedacht: ‘Als jullie ons de input geven, zorgen wij dat het snel aangeleverd kan worden.’ Dat liet voor ons echt zien wat samenwerken is.”
Kwaliteit uitstralen
En toen was het moment daar: HandinHand4All behaalde de ISO 9001-certificering! Voor Janice en Jacqueline betekent dit vooral erkenning voor het werk dat de organisatie dagelijks levert. “Het is fijn dat je die kwaliteit nu ook kunt aantonen. Laatst werden we opnieuw gevraagd om het ISO 9001-certificaat. We konden het direct meesturen. Dat geeft zo’n goed gevoel.” Het moment dat ze te horen kregen dat ze gecertificeerd waren, bleef hen bij. “Sander en Miguel leefden tijdens de audits zo enorm met ons mee; ze waren oprecht blij toen we het certificaat behaalden. ‘Dat hebben jullie echt verdiend’, zeiden ze.” Janice kijkt positief terug op de samenwerking met Diks Process Support en tegelijkertijd met veel energie vooruit. Om de certificering te behouden, zijn namelijk regelmatig interne audits nodig. En ook daar kan Diks Process Support bij helpen. “De samenwerking is zo goed verlopen dat we geen moment hebben overwogen om met een andere partij in zee te gaan voor deze interne audits. Daar gaan we samen weer met volle energie mee aan de slag!”
Merk jij ook dat de vraag naar de ISO 9001-certificering toeneemt? Neem contact met ons op voor volledige ontzorging in het traject!
