Binnen korte tijd de ISO 9001 behalen met een kwaliteitsmanagementsysteem dat écht bij de organisatie past. Bij veel partijen zou dat een uitdaging zijn. Maar samen met Diks Process Support behaalde Full Frame in korte tijd de certificering. Rick van Os, kwaliteitsmanager en verantwoordelijk voor systeem en innovatie, vertelt in dit artikel over de samenwerking.
Full Frame
Full Frame helpt merken met hun complete film- en contentstrategie. “We maken producties op het gebied van video en animatie, onder andere voor semi-overheden en de zorgsector”, vertelt Rick. “Daarbij gaat het vaak om arbeidsmarkt- en interne communicatie.” ISO 9001 kwam in beeld bij een aanbesteding. “Daarin werd verwacht dat we een kwaliteitsmanagementsysteem hadden. Onze eerste reactie was: dat zal wel werk zijn om op te zetten. Tegelijkertijd dachten we: waarom niet? Op lange termijn hebben we er veel aan, zeker als we meteen voor de ISO 9001-certificering gaan.” Rick zag dat de meeste interne processen bij Full Frame al goed waren ingericht, maar nooit duidelijk op papier beschreven waren. “Dit was een mooi moment om die goed uit te werken.”
Gewoon doen
Vanwege de aanbesteding moest het ISO 9001-certificaat op korte termijn worden behaald. Rick ging daarom snel op zoek naar een partner die hem kon ontzorgen. “Ik sprak met verschillende partijen. Telkens als ik begon over de krappe deadline, kreeg ik reacties als: ‘Dat wordt spannend’ of ‘Dat gaat lastig worden’. Toen ik in contact kwam met Roy van Diks Process Support, was zijn reactie compleet anders. Hij zei: ‘Dat gaan we gewoon doen’. Ook de klik was een stuk beter. Bij andere partijen zat ik met een compleet team aan tafel en was het gesprek heel formeel. Bij Diks Process Support was ik alleen met Roy in gesprek; hij was heel nuchter. Geen gedoe, lekker aan de slag – dat was de mentaliteit die ik ook had.” Rick werd gekoppeld aan adviseur Thijs. “Die zou altijd bereikbaar zijn – hij kent geen negen-tot-vijfmentaliteit. De deadline schrikt hem niet af: Thijs zou juist houden van dit soort uitdagingen. Na het gesprek wist ik: met Diks Process Support gaat de ISO 9001 zéker lukken.”
ISO 9001 eigen maken
Rick ging samen met Thijs om de tafel: hoe moest het systeem worden opgebouwd? “In onze branche komt de eis voor een ISO 9001-certificaat niet vaak voor. Ik dacht zelf ook dat het vooral iets voor bouwbedrijven was. Dat zie je terug in de normen die je moet volgen. Die voelden soms ongebruikelijk voor wat wij doen. Juist daarom waren we vanaf het begin blij met Thijs’ ondersteuning. Het was een puzzel om ISO 9001 eigen te maken.” Full Frame had al veel processen goed ingericht en deels op papier staan, zoals beleidsdocumenten. “Thijs zette vervolgens het systeem op, grotendeels met behulp van AI. Ik was verrast hoe goed hij dat voor ons kon inzetten. Het versnelde het proces enorm. In plaats van algemene templates kregen we documenten die meteen waren toegespitst op onze organisatie. Maar natuurlijk kan AI niet alles. Uiteindelijk heb je een adviseur nodig die de vertaalslag maakt. Thijs weet hoe ISO 9001 in elkaar zit, hoe het systeem er voor ons uit moest komen te zien en waar scherp op gecontroleerd moest worden. Aan mij de taak om te toetsen wat voor ons realistisch was en wat niet: veel documenten waren bijvoorbeeld erg uitgebreid. Logisch, want voor ISO 9001 moet je alles goed uitschrijven. Maar intern gaat niemand lange lappen tekst lezen. Daarom opperde ik het idee om die informatie in flowcharts te verwerken. Zo kwamen we samen tot een goede middenweg die ook echt bij ons past. Een creatief proces is lastig op papier te zetten; het volgt nooit precies de standaardrichtlijnen. Toch staat er nu, mede dankzij Thijs, een systeem waar we echt iets aan hebben.”
Altijd bereikbaar
De processen stonden in no time op papier, vertelt Rick. “Thijs gaf echt vol gas voor het project. Daardoor wist ik: met de deadline komt het wel goed. Hij ging er ook helemaal in op. Ik zei weleens: het hoeft niet zó snel! Thijs was bovendien altijd bereikbaar. Ik heb hem een keer gebeld terwijl hij stond te koken. Toen ik voorstelde om later terug te bellen, kapte hij dat meteen af: hij vond het juist leuk om direct met het vraagstuk aan de slag te gaan. Dat commitment vond ik echt bijzonder.” Waar ISO 9001 eerst als een grote opgave voelde, viel het uiteindelijk mee dankzij de ondersteuning, blikt Rick terug. “Natuurlijk moet je zelf ook veel doen. Maar het ging vooral om controleren of de processen klopten zoals Thijs ze had beschreven. Hij zei ook: uiteindelijk kies je zelf hoe je iets opschrijft en hoe je dingen in de praktijk doet. Je móét niks. Voor ons als creatieve organisatie was dat fijn. We hadden verwacht dat we een vast stramien moesten volgen, maar bleek niet nodig. Thijs hielp ons volledig in de weg naar de certificering.”
Vooroplopen in de branche
Hoewel een ISO 9001-certificering nog vrij ongebruikelijk is in de branche van Full Frame, heeft het bedrijf de certificering binnen. “Het wordt nu nog niet vaak gevraagd, maar ik verwacht wel dat dit gaat komen”, vertelt Rick. “Bij andere aanbestedingen kunnen we nu laten zien dat we het certificaat hebben en wat dat betekent voor de kwaliteit die we kunnen leveren. Daar krijgen we al veel positieve reacties op.” Rick vertelt dat de interne processen nu ook beter geborgd zijn. “Als een collega iets nieuws oppakt, kan die meteen checken of dat effect heeft op ISO 9001. Het systeem is fijn om mee te werken en ook de controle op wet- en regelgeving is makkelijk bij te houden. Echt alles staat erin. Denk bijvoorbeeld aan leveranciersbeoordelingen: iets waar maar zelden naar wordt gevraagd, maar wat nu wel goed is beschreven. Doordat alles zo duidelijk is uitgewerkt, is het ook beter toe te passen. Er staat precies in wie waarvoor verantwoordelijk is.”
De samenwerking met Diks Process Support krijgt mogelijk nog een vervolg. “Misschien hebben we straks nog ondersteuning nodig bij de interne audits. Ook denk ik na over ISO 27001-certificering, omdat steeds meer klanten vragen hoe wij met data omgaan. We zijn nu al veel tijd kwijt aan het beantwoorden van die vragen, dat we net zo goed de certificering kunnen behalen. En de RI&E is voor ons ook interessant. Wat we uiteindelijk ook oppakken, we weten Diks Process Support te vinden – zeker als het spoed heeft.”
Ook zoals Full Frame binnen no-time de ISO 9001 behalen? Neem contact op!
