Voor Joshua Bax begon certificering als een manier om zich te onderscheiden in een markt met veel aanbieders. Inmiddels levert certificering Bax Group veel meer op: meer structuur, tijdwinst tijdens audits en extra vertrouwen bij opdrachtgevers. Na ISO 9001, ISO 22301 en ISO 27001 zet de organisatie nu samen met Diks Process Support de volgende stap richting NIS2.
Over Bax Group
Bax Group is actief binnen het overheidsdomein en richt zich op crisis- en continuïteitsvraagstukken. De organisatie ondersteunt onder meer bij het opzetten en uitvoeren van opvanglocaties, projecten rondom grootschalige stroomuitval en andere situaties waarin snel en professioneel handelen nodig is.
De groep werkt met verschillende bedrijven, zzp’ers en andere contractpartners en kan daardoor flexibel op- en afschalen. Dat is belangrijk in een werkveld waarin soms binnen enkele uren extra capaciteit nodig is.
Joshua houdt zich inmiddels zo’n zes à zeven jaar bezig met dit soort vraagstukken. In die tijd heeft hij ervaren hoe sterk de hoeveelheid werk kan wisselen. Het ene moment is het rustig, terwijl er op een ander moment direct moet worden opgeschaald.
Partners moeten soms 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar zijn en binnen twee tot drie uur kunnen reageren. In zo’n omgeving moeten processen ook onder tijdsdruk blijven werken. Kwaliteit, continuïteit en veiligheid mogen daarom niet alleen op papier goed geregeld zijn, maar moeten juist terugkomen in de dagelijkse praktijk.
Certificeren om je te onderscheiden
De eerste stappen richting certificering werden ongeveer twee jaar geleden gezet. Joshua zag hoeveel verschillende partijen binnen zijn markt actief waren en vroeg zich af hoe hij zich daarvan kon onderscheiden.
“In onze markt zijn veel verschillende partijen actief. Toen kwam er een aanbesteding voorbij en dacht ik: als ik mij wil onderscheiden, dan moet ik certificeren”, vertelt Joshua.
De eerste stap was ISO 9001 voor Bax People Support. Daarmee werd kwaliteit structureel geborgd binnen de bedrijfsvoering. Al snel bleek dat dit niet alleen intern voordelen opleverde, maar ook hielp bij aanbestedingen en het vertrouwen van potentiële opdrachtgevers versterkte.
Daar bleef het niet bij. Bedrijfscontinuïteit en veiligheid werden steeds belangrijker binnen het overheidsdomein en sloten goed aan bij de werkzaamheden van Bax Group. Daarom volgde de ISO 22301 certificering. Toen cybersecurity en informatiebeveiliging een grotere rol gingen spelen, kwam daar ISO 27001 bij.
Joshua besloot bovendien niet alleen Bax People Support mee te nemen, maar breder naar de groep te kijken. Zo ontstond één samenhangende aanpak voor kwaliteit, continuïteit en informatiebeveiliging.
Certificering levert ook commercieel voordeel op
De behaalde ISO-certificaten helpen Bax Group ook bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten. Zeker binnen het overheidsdomein geeft het gemeenten extra vertrouwen wanneer processen aantoonbaar goed zijn ingericht.
Wat we namelijk vaak terugkrijgen van gemeentes, is dat onze certificering ervoor zorgt dat zij het goed kunnen verantwoorden en administratief kunnen wegschrijven.” Dat levert ons echt commerciële voordelen op.” Dat voordeel wordt vooral zichtbaar wanneer er snel geschakeld moet worden. Doordat de basis op orde is, kan Bax Group gemakkelijker laten zien dat aan belangrijke eisen wordt voldaan.
Voor hem is dat een belangrijke reden om vooruit te blijven kijken. Niet wachten totdat een opdrachtgever met nieuwe eisen komt, maar zorgen dat de organisatie daar al op voorbereid is.
Snelheid vanaf het eerste contact
Joshua kwam via Google bij Diks Process Support terecht. Hij zocht een partij in de buurt en vroeg bij meerdere organisaties een offerte aan. Eén verschil viel hem meteen op: de snelheid waarmee werd gereageerd.
“Bij ons betekent snel reageren meestal binnen een uur. Bij een overheid betekent snel soms binnen twee weken. Roy belde mij dezelfde dag nog terug. Dat paste perfect bij hoe wij zelf werken”, vertelt Joshua.
Die snelheid sprak hem aan, maar ook de manier van werken speelde een belangrijke rol. Certificering kan behoorlijk stoffige materie zijn. Joshua zocht daarom een partij die het praktisch benadert, meedenkt en zaken niet onnodig ingewikkeld maakt.
“Bij dit soort certificeringen en deze branche heb je toch een bepaald beeld. Dat vind ik bij jullie absoluut niet”, zegt Joshua. Juist die combinatie van snelheid en praktisch meedenken gaf voor Joshua de doorslag.
Geen standaardorganisatie, hoe pakken we dat aan?
Al snel werd duidelijk dat Bax Group niet eenvoudig in één hokje te plaatsen is. Is het bedrijf bouwer, leverancier of adviseur? In de praktijk komen verschillende rollen samen.
Dat maakte ook de vraag wat er precies gecertificeerd moest worden complexer. Samen met Diks Process Support werd daarom gekeken naar de verschillende activiteiten binnen de bedrijven, welke onderdelen binnen de scope moesten vallen en hoe de normen slim op elkaar konden aansluiten.
Ook certificerende instelling DNV dacht mee over een aanpak die past bij de bijzondere structuur van Bax Group. Zo ontstond geen standaardoplossing, maar een managementsysteem dat aansluit op hoe het bedrijf daadwerkelijk werkt.
Alles overzichtelijk in ManualMaster
Een belangrijk onderdeel is ManualMaster. In dit onlinesysteem worden documenten, procedures, acties en onderbouwingen centraal bijgehouden.
Voor Joshua zit de grootste winst vooral in het overzicht. Bij meerdere ISO-normen krijg je te maken met veel informatie, procedures en verplichtingen. In plaats van alles op verschillende plekken bij te houden, is direct duidelijk waar de benodigde informatie staat. “De investering is het echt wel driedubbel waard geweest, omdat alles er overzichtelijk in staat”, zegt Joshua.
Dat overzicht betaalt zich ook uit tijdens audits. De auditor krijgt toegang tot het systeem en kan een groot deel van de documentatie vooraf en op afstand beoordelen. De tijd op locatie kan daardoor veel gerichter worden gebruikt. Volgens Joshua bespaart die werkwijze hem tijdens audits enorm veel tijd.
Tijdens eerdere audits werden daarnaast projecten bezocht. Zo kon de auditor bekijken of de vastgelegde werkwijze daadwerkelijk terugkwam in de praktijk. De feedback uit deze bezoeken leverde vervolgens concrete verbeterpunten op.
Naarmate Bax Group met meer normen en eisen te maken krijgt, wordt die centrale werkwijze alleen maar belangrijker. Bestaande processen en documentatie kunnen opnieuw worden gebruikt, waardoor niet bij iedere volgende stap vanaf nul hoeft te worden begonnen.
NIS2 als logische volgende stap
Die bestaande basis komt nu goed van pas bij NIS2. Digitale veiligheid krijgt binnen het overheidsdomein steeds meer aandacht en publieke organisaties kijken daarbij ook nadrukkelijk naar de weerbaarheid van leveranciers en samenwerkingspartners.
Met ISO 27001 heeft Bax Group al een stevige basis op het gebied van informatiebeveiliging. Dat betekent niet automatisch dat daarmee aan alle relevante verplichtingen vanuit NIS2 wordt voldaan, maar veel onderdelen zijn al ingericht.
Vanuit Diks Process Support begeleidt adviseur Thijs het traject. Samen met Joshua kijkt hij hoe de bestaande basis kan worden gebruikt om gericht de volgende stappen te zetten. “Ik heb ISO 27001 natuurlijk al. Dat scheelt voor mij en voor Thijs heel veel werk. Voor ons is het daarom een logische keuze om gewoon door te pakken”, legt Joshua uit. Daarmee wordt voortgebouwd op wat er al staat, in plaats van voor iedere nieuwe ontwikkeling opnieuw te beginnen.
Vooruitkijken in plaats van achteraf aanpassen
Wat voor Bax Group begon als een manier om zich te onderscheiden bij aanbestedingen, is inmiddels uitgegroeid tot een bredere manier van werken.
ISO 9001 bracht structuur rondom kwaliteit. ISO 22301 sloot aan bij bedrijfscontinuïteit en met ISO 27001 kreeg informatiebeveiliging een vaste plek. Met de stap richting NIS2 kijkt Bax Group opnieuw vooruit.
Die aanpak levert niet alleen meer structuur en tijdwinst op. Het helpt ze ook om vertrouwen uit te stralen richting opdrachtgevers en voorbereid te zijn op ontwikkelingen binnen het overheidsdomein.
Voor Joshua is dat vooral een kwestie van logisch doorpakken. Als de basis er al staat, waarom zou je dan wachten totdat de markt je dwingt om de volgende stap te zetten?
De samenwerking met Diks Process Support vat hij uiteindelijk in drie woorden samen:
“Snel, daadkrachtig en professioneel”, zegt Joshua.
Ook ondersteuning nodig bij het behalen van ISO 9001, ISO 22301, ISO 27001 of bij de voorbereiding op NIS2? Neem dan contact met ons op!
Benieuwd naar andere verhalen?
“De investering is het echt wel driedubbel waard geweest.”
Voor Joshua Bax begon certificering als een manier om zich te onderscheiden in een markt [...]
ARQ Intelligence zet volgende stap met VCA*-certificering
ARQ Intelligence is een jong en snelgroeiend bedrijf binnen de infrastructuur. De organisatie helpt netbeheerders [...]
George Pisa & Zn. Tailleurs behaalde ISO 9001 en ISO 14001: “Super efficiënt en snel”
Voor George Pisa & Zn. Tailleurs waren ISO 9001 en ISO 14001 geen doel op zich, maar [...]
