Wat is een werkplekinspectie?

Een werkplekinspectie is een controle van de werkplek op veiligheid en op de geldende normen, wetten en regels. In dit artikel lees je waarom je inspecteert en hoe je een werkplekinspectie uitvoert en opvolgt.

Wat is een werkplekinspectie?

Met een werkplekinspectie controleer je of een werkplek veilig is en voldoet aan de geldende normen, wetten en regels. Het is een hulpmiddel om veilig en gezond werken op de werkvloer te bevorderen. Door regelmatig te inspecteren spoor je onveilige situaties vroeg op en beperk je de risico’s zoveel mogelijk.

Een inspectie gebeurt aan de hand van een checklist die is afgestemd op jouw bedrijf. Tijdens de inspectie loop je die checklist na en kijk je hoe het ervoor staat op de werkvloer.

Waarom werkplekinspecties?

Een werkplek die niet op orde is, leidt tot vertraging in de werkzaamheden en kan zorgen voor onveilige en ongezonde situaties. Op termijn kan het ook leiden tot ontevreden klanten of zelfs klantverlies.

Werk je in een sector waarin veel ongelukken gebeuren, dan is het aan te raden om werkplekinspecties onderdeel te maken van je maandelijkse processen. Je vermindert het aantal bedrijfsongevallen en het ziekteverzuim, en daarmee bespaar je uiteindelijk kosten. Met periodieke inspecties laat je ook aan potentiële medewerkers en partners zien dat je veiligheid serieus neemt.

Verplicht bij VCA

Voor VCA-gecertificeerde bedrijven zijn periodieke werkplekinspecties verplicht. De werkplekinspectie is daarmee een vast onderdeel van een VCA-certificering.

Een werkplekinspectie uitvoeren in drie stappen

Of je nu op papier of digitaal werkt, een werkplekinspectie verloopt op ongeveer dezelfde manier:

1. Stel een checklist op. Zet daarin alle mogelijke risico’s waar je tijdens de werkdag tegenaan kunt lopen.
2. Loop de checklist na. Doe dat ten minste één keer per maand. Twijfel je over een situatie, dan is dit het moment om er iets aan te doen.
3. Volg de inspectie op. Maak aan de hand van de rapportage actiepunten en wijs ze toe aan een verantwoordelijke.

Vooral bij de opvolging gaat het vaak mis. Met papieren checklists en uitvoerders die steeds moeten worden aangespoord, is het lastig om inspecties goed en volledig af te ronden. Moet je de verantwoordelijke medewerkers steeds aansporen om de inspecties uit te voeren, dan is er ruimte voor verbetering.

Op papier of digitaal

Vroeger gebeurde een werkplekinspectie vooral met een papieren checklist. Tegenwoordig kan het ook digitaal, met KAM-software. Dat heeft een paar voordelen:

• Bevoegde medewerkers kunnen altijd bij de ingevulde checklists, via computer, tablet of smartphone.
• Je hebt een overzicht van alle uitgevoerde inspecties op datum.
• Het werkt efficiënter dan een papieren checklist.
• Je kunt foto’s toevoegen, wat soms meer duidelijkheid geeft dan alleen een beschrijving.
• De gegevens worden omgezet in rapportages voor het management.

Digitaal inspecteren gaat in dezelfde drie stappen. Eerst wordt de checklist gedigitaliseerd: werk je al met een papieren checklist, dan kan die vrijwel één op één worden overgezet. Daarna logt de bevoegde medewerker in, opent de checklist en loopt hem direct na, met foto’s waar dat nodig is. Tot slot volg je de uitgevoerde inspecties op en wijs je ze toe aan een verantwoordelijke. Met automatische rapportages en persoonlijke dashboards zie je in één oogopslag wat er nog openstaat.