Machinefabriek Diepenmaat: “Onze kwaliteit en werkwijze is nu ook officieel geborgd met ISO 9001”

Machinefabriek Diepenmaat levert al jarenlang hoogwaardige draai- en freesproducten voor uiteenlopende sectoren. Om die kwaliteit niet alleen in de praktijk, maar ook aantoonbaar vast te leggen, koos het familiebedrijf voor een ISO 9001 certificering. Met ondersteuning van Diks Process Support werd het traject succesvol afgerond, zonder afwijkingen tijdens de audit. Melany Diepenmaat, verantwoordelijk voor administratie en personeelszaken, vertelt in dit artikel hoe de samenwerking verliep.

Machinefabriek Diepenmaat

Machinefabriek Diepenmaat is gespecialiseerd in groot draai- en freeswerk voor onder andere machinebouw, de kermisbranche, energie en offshoresector. Binnen het bedrijf staan vakmanschap, betrouwbaarheid en een nuchtere aanpak centraal. Hoewel kwaliteit altijd al een belangrijk onderdeel van de werkwijze was, bestond de wens om processen en werkwijzen ook formeel te borgen. “Steeds vaker merk je dat klanten de certificering als eis stellen”, vertelt Melany. “Daarnaast wilden we onze processen beter vastleggen en blijven verbeteren. Alleen vraagt zo’n traject veel tijd en aandacht naast de dagelijkse werkzaamheden.” Daarom ging het bedrijf op zoek naar een bedrijf dat hen kon ondersteunen bij een gestructureerde en praktische aanpak.

Nuchtere instelling

Melany vroeg bij verschillende bedrijven offertes op, waaronder Diks Process Support. “Het klikte meteen met Roy; hij wist duidelijk waar hij het over had. Wat me direct opviel, was zijn nuchtere aanpak: gewoon aan de slag gaan. Die instelling past goed bij ons.” Aan de hand van een interne audit werd de kwaliteit binnen het bedrijf in kaart gebracht. “Dat was een nulmeting: waar staan we en wat moeten we nog doen om de certificering te behalen? De uitkomst was positief. We werkten al grotendeels volgens de richtlijnen van ISO 9001, maar hadden dat nog niet schriftelijk vastgelegd. Daar lag dus vooral de actie.”

Voor de begeleiding van het certificeringstraject werd zorgvuldig gekeken welke adviseur het beste bij het bedrijf zou passen. “Het was voor ons belangrijk dat die adviseur dezelfde taal sprak als onze medewerkers. Zij zijn ervaren en praktisch ingesteld. Diks Process Support dacht goed mee over wie daarbij zou aansluiten.” Uiteindelijk werd het bedrijf gekoppeld aan adviseur Dirk. “Met hem hadden we meteen een goede klik. Hij nam ons echt aan de hand. De praktische en heldere aanpak sloot goed aan bij de manier van werken binnen Machinefabriek Diepenmaat.”

Duidelijke terugkoppelingen

Samen met adviseur Dirk werden de verschillende bedrijfsprocessen stap voor stap uitgewerkt en vastgelegd. Daarbij werd nadrukkelijk gekeken naar de praktijk op de werkvloer en werden medewerkers actief betrokken bij het traject. Het vastleggen van processen is één, maar de werkwijze daadwerkelijk toepassen binnen de organisatie is minstens zo belangrijk. ISO 9001 brengt verschillende richtlijnen en eisen met zich mee, waardoor het belangrijk is dat deze praktisch en werkbaar blijven voor de dagelijkse praktijk.

Melany vertelt dat Dirk veel aandacht besteedde aan duidelijke uitleg en draagvlak binnen het bedrijf. “Je voert veranderingen door binnen een organisatie die over jaren is opgebouwd vanuit een eigen visie en werkwijze. Dan is het belangrijk dat medewerkers begrijpen waarom bepaalde processen worden aangepast of vastgelegd.”

Samen met Dirk bouwde Machinefabriek Diepenmaat een eigen kwaliteitsmanagementsysteem om verbeteringen te registreren. “Zo kunnen we continu volgens de ISO-richtlijnen werken. Die procesoptimalisatie is voor ons heel waardevol. Het systeem maakt inzichtelijk waar en waarom er verbetering nodig is en hoe we die kunnen doorvoeren. Een complete cyclus.”

Melany is Dirk dankbaar voor zijn ondersteuning. “Hij ging heel pragmatisch te werk. Om een duidelijk beeld te krijgen van de praktijk, betrok hij per onderdeel de medewerkers die daarbij betrokken waren. Ik wist dat hij zelf ook audits afneemt bij andere bedrijven en die ervaring zag ik terug in zijn werkwijze. Tijdens de interviews paste hij zich aan aan degene die hij tegenover zich had, waardoor medewerkers zich op hun gemak voelden.”

Geen afwijkingen bij de audit

Na een intensief traject was het tijd voor de externe audit. “We wilden onze medewerkers daarop voorbereiden aan de hand van een presentatie. Dirk hielp ons om die goed vorm te geven. Zijn belangrijkste tips waren om het niet te ingewikkeld te maken en dat we hen vooral praktische handvatten moesten geven.”

Na een intensieve voorbereiding volgde de externe audit. Deze werd succesvol afgerond zonder afwijkingen, een resultaat waar het bedrijf trots op is.

Melany kijkt positief terug op de samenwerking met Diks Process Support. “Het traject kwam overeen met het beeld dat vooraf was geschetst. Als ik Dirk mailde, kreeg ik snel reactie en als we feedback hadden, werd die ook snel verwerkt. Wat ik vooral knap vond, was de vertaalslag van inhoudelijke ISO-kennis naar de implementatie op de werkvloer.”

Met de ISO 9001 certificering heeft Machinefabriek Diepenmaat haar kwaliteit en werkwijze nu ook officieel vastgelegd en aantoonbaar geborgd voor de toekomst. En als Melany op andere gebieden nog hulp nodig heeft, weten ze waar ze terecht kan. “Dan bel ik Diks Process Support weer.”

Ook ondersteuning nodig bij het behalen van ISO 9001?