Bax People Support: “Dankzij de ISO 9001-certificering hebben we concurrentievoordeel en inzicht in bedrijfsprocessen”

De organisatie verder professionaliseren en concurrentievoordeel behalen. Dat was het doel van Joshua Bax, eigenaar van Bax People Support! De ISO 9001-certificering kan hier een waardevolle bijdrage aan leveren. Hoe hebben wij het bedrijf bij deze certificering geholpen en hoe heeft Joshua de samenwerking ervaren?

Professionele uitstraling

Bax People Support is gespecialiseerd in het snel realiseren van opvanglocaties voor ontheemden in Nederland. "Denk aan de opvang van Oekraïners en andere vluchtelingen", legt Joshua uit. "We werden vaak ingeschakeld door gemeenten en overheden in spoedsituaties, waardoor we weinig te maken hadden met aanbestedingen." Dit is nu echter veranderd: "De urgentieopdrachten nemen af en de concurrentie neemt toe. Nieuwe marktspelers omvatten onder andere partijen met minder solide fundamenten. Nu aanbestedingen vaker een rol spelen, was het voor ons tijd om verder te professionaliseren om ons te kunnen onderscheiden."

ISO 9001-certificering

Joshua dacht al snel na over ISO 9001-certificering, een internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. "Dit is vaak een vereiste bij aanbestedingen. Daarnaast helpt de norm om processen te optimaliseren, dus het was een logische stap om hiermee aan de slag te gaan. Het toont opdrachtgevers aan dat wij een betrouwbare partij zijn." Joshua zocht via Google naar een geschikte partner in de regio die hem hierbij kon ondersteunen. "Bij Diks Process Support had ik al snel een goed gevoel. Ze waren zeer transparant over de verwachte kosten en begrepen de urgentie van onze professionalisering, waar ze snel op konden inspelen. Voor mij drie belangrijke speerpunten voor een succesvolle samenwerking.”

Gestructureerde documentatie

Wat Joshua direct opviel bij Diks Process Support, was het eigen platform voor documentatie. "Het is vergelijkbaar met OneDrive, maar dan specifiek voor interne processen. Je kunt er van alles in kwijt: van nieuwe processen tot klachten. Zelfs veiligheid komt aan bod, zowel in de algemene zin als op het gebied van privacy. Aangezien wij voornamelijk werken met overheden en gemeenten, hebben we te maken met gevoelige informatie. Hoe ga je daar zorgvuldig mee om? Dat kon ik hier allemaal documenteren." Bij deze documentatie kreeg Joshua ondersteuning van een deskundige van Diks Process Support. "Dat was erg fijn, want documentatie is niet mijn sterkste kant", lacht Joshua. Hij is enthousiast over het platform: "Alles wat we hebben vastgelegd, kan ik overzichtelijk terugvinden in een dashboard. Voor mij als ondernemer is het ideaal dat ik gewoon kan inloggen om een document terug te vinden, in plaats van hiervoor een fysieke map moet zoeken."

Snel het certificaat in handen

Hoe verliep de samenwerking met de deskundige van Diks Process Support? Joshua vertelt: "Hij heeft mij echt fantastisch geholpen. We hebben veel gesprekken gevoerd om de documenten goed in te vullen. Hij voegde zelfs zaken toe die op dit moment misschien nog niet relevant zijn voor onze ISO 9001-certificering, maar dat in de toekomst wél zullen zijn. Zo wees hij erop dat duurzaamheid vanaf 2025 een steeds grotere rol gaat spelen. Super dat we dat alvast konden vastleggen." Ook is Joshua tevreden over hoe er met de urgentie werd omgegaan. “We konden snel schakelen, waardoor het volledige proces binnen 2 à 3 maanden was afgerond. Normaal gesproken duurt het wel 6 tot 8 weken voordat je het certificaat van een instantie als DNV ontvangt. Bij ons was het echter binnen drie dagen al geregeld!" Volgens Joshua is dat te danken aan de heldere documentatie: "Alles was in orde, er waren geen aanvullende vragen. Het speelt vast ook mee dat Diks Process Support een goede reputatie heeft bij DNV."

Inzicht in kwetsbare processen

Wat heeft de samenwerking Bax People Support volgens Joshua opgeleverd? "We hebben nu het vereiste ISO 9001-certificaat in handen, dat ons zeker gaat helpen bij aanbestedingen”, begint hij. “Maar deze certificering heeft ons ook enorm geholpen om onze bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken. Ik weet nu precies waar onze kwetsbaarheden liggen. Zo voerden we offertetrajecten vaak mondeling vanwege de urgentie. Diks Process Support adviseerde hierover schriftelijk contact te hebben om discussies achteraf te voorkomen. Dat zijn valkuilen waar ik normaal niet bij stilsta. Maar die ene keer dat het misgaat, kan het flink misgaan."

Hoe kijkt Joshua terug op de samenwerking? "Heel prettig!”, zegt hij. “Diks Process Support heeft duidelijk verstand van zaken en werkt snel. Nu is het aan ons om de verbeteringen door te voeren. Dankzij de ondersteuning van Diks Process Support heb ik er alle vertrouwen in dat dit helemaal goed gaat komen."

Wil je net als Bax People Support jouw bedrijf professionaliseren en concurrentievoordeel behalen?