Cupstack: “Deze ISO 9001-samenwerking is echt een succesverhaal geworden”

Zeg je hergebruik, dan zeg je Cupstack! Dit bedrijf helpt organisaties over te stappen op herbruikbare oplossingen. Van logistiek en reiniging tot de implementatie van het retoursysteem: Cupstack regelt het. “We reinigen op dit moment zo’n miljoen producten per week - van bekers tot borden en bestek”, vertelt mede-eigenaar Tijs Vetjens. Maar hoe borgen zij de kwaliteit die ze dagelijks leveren? Hiervoor gingen ze samen met Diks Process Support aan de slag met het ISO 9001-traject. Hoe dat is bevallen? Tijs neemt je mee in onze samenwerking!

Goede klik met de KAM-adviseur

Opdrachtgevers van Cupstack zijn onder andere grote fastfoodketens, festivals en voetbalstadions. “Ik merkte dat er steeds meer belangstelling kwam voor kwaliteitscertificeringen. Bij één opdrachtgever werd het zelfs een vereiste binnen het tenderproces”, vertelt Tijs. “Omdat wij actief zijn in een relatief jonge markt en concurrenten de ISO 9001-certificering nog niet hadden, zagen we dit als hét moment om voorop te lopen.” Ook de snelle groei van Cupstack speelde mee. “Groei brengt uitdagingen met zich mee. Met een ISO-certificering leg je processen helder vast, borg je de kwaliteit én verbeter je het onboardingsproces. Als we dit goed zouden uitschrijven, zou dat rust en structuur brengen in onze organisatie.” Omdat er intern te weinig kennis was over ISO 9001, vroeg Tijs Diks Process Support om hulp. “Er was meteen een klik met de KAM-adviseur. Hij begreep snel wat nodig was en hoe we dat het beste konden aanpakken. Wat opviel was zijn hands-on mentaliteit. Hij zei: ‘We doen dit samen. Als er iets is, app me maar gewoon.’ Toen wist ik: dit gaat een flexibele samenwerking worden.”

Ruimte om te sparren

Hoe ging het ISO-traject van start? “We begonnen met een nulmeting om in kaart te brengen waar we op dat moment stonden. Vervolgens maakten we samen een plan van aanpak: wie doet wat, en wanneer? We moesten er zelf ook tijd in steken, maar kregen de juiste tools aangereikt om ermee aan de slag te gaan. Dat vond ik prettig, want ISO 9001 was op dat moment niet mijn expertise. Gelukkig was dat geen probleem. Ik kreeg duidelijke templates, structuur, begeleiding en advies. En er was voortdurend ruimte om te sparren.” Juist dat laatste maakte de samenwerking voor Tijs extra waardevol. “Het voelde echt alsof de KAM-adviseur onderdeel was van onze organisatie. Hij nam zelf het initiatief om onze organisatie te leren kennen door gerichte vragen te stellen aan collega’s. Zo had hij snel door hoe onze markt werkt.”

ISO 9001 bracht rust en structuur

Na maanden hard werken brak het moment van de externe audit aan. Hoe heeft Tijs dat ervaren? “Natuurlijk was het spannend – we hadden hier maandenlang naartoe gewerkt. Gelukkig gaf de KAM-adviseur ons veel praktische tips over hoe we het moesten aanpakken, en hij was ook aanwezig tijdens de audit. Uiteindelijk viel het alles mee. Dankzij de goede voorbereiding en samenwerking konden we alles goed onderbouwen.” Binnen zes maanden was Cupstack gecertificeerd. Dat leverde niet alleen het behoud van bestaande opdrachtgevers op, maar ook nieuwe samenwerkingen. “Als je laat zien dat je serieus investeert in kwaliteitsmanagement, word je als professionele partij gezien. Zeker in een jonge markt waarin veel concurrenten nog geen certificering hebben.” Wat Tijs daarnaast vooral waardeert, is de rust en structuur die de certificering intern heeft gebracht. “De communicatielijnen zijn strakker, processen liggen vast en iedereen werkt op dezelfde manier. Daardoor is minder overleg nodig en kun je elkaar makkelijker aanspreken op verantwoordelijkheden. Dat werkt een stuk efficiënter.”

Succesvolle ISO-samenwerking

Of de samenwerking aan de verwachtingen voldeed? “Zeker”, lacht Tijs. “Je moest mij een jaar geleden niet vragen hoe een kwaliteitsmanagementsysteem werkt. Ik heb de norm doorgenomen, maar dat was echt een bittere pil. De KAM-adviseur wist daar de 25 belangrijkste punten uit te filteren en een concreet startpunt te formuleren. Als ik dit alleen had moeten doen, was ik er waarschijnlijk heel lang mee bezig geweest.” Momenteel overweegt Tijs ook ontzorging bij interne audits. “Die voer ik nu zelf uit, maar het lijkt me een goede toevoeging om een betrouwbare externe partner in te schakelen voor een ander perspectief”, vertelt hij. “Het blijft tenslotte een kwaliteitscheck. Ik vrees dat ik zelf soms te veel door de vingers zie. ISO 9001 draait om het borgen van kwaliteit, dus dan moet je het ook goed blijven onderhouden.” Hij kijkt met een goed gevoel terug op het traject. “Deze opdracht is echt een succesverhaal geworden.”

Wil je net als Cupstack stappen zetten in kwaliteitsmanagement?