Het kwaliteitshandboek: zo hielpen we Bruil

Het is een van onze meest duurzame relaties: Bruil, een bedrijf dat slimme bouwproducten maakt. We ontzorgen ze al jarenlang met diverse vormen van procesoptimalisatie. Hoe doen we dat en wat levert het hen op? We geven je graag een inkijkje in deze samenwerking en spreken daarvoor met Gert Nijman, manager inkoop, kwaliteit en research & development bij Bruil.

Digitaal kwaliteitshandboek

De eerste opdracht die Bruil ons gaf, was het herzien van hun digitale kwaliteitshandboek. Dit is een handboek waarin alle vereiste procedures, werkinstructies en formulieren van het kwaliteitsmanagementsysteem opgenomen worden om kwaliteitscertificaten te behalen. Oftewel: een document dat inzicht geeft in de werkwijze van Bruil. “Dit document is belangrijk voor het behoud van onze certificeringen. In het geval van een externe certificeringscontrole kunnen we op deze wijze laten zien dat we aan de eisen ten aanzien van de interne kwaliteitsbewaking voldoen. Het systeem is ook bedoeld om intern nieuwe medewerkers te informeren. Een nieuwe collega hoeft alleen het systeem te openen om inzicht te krijgen in onze werkwijze. We hoeven daarmee minder uit te leggen”, legt Nijman uit. “Maar het kwaliteitshandboek herzien is een grote klus. Niet ieder bedrijf kunnen we dit toevertrouwen.”

Bedrijfsgevoelige informatie

Een externe partij zou namelijk inzicht krijgen in hoe bedrijfsprocessen bij Bruil verlopen. “Dat is bedrijfsgevoelige informatie. Het handboek moet de precieze weergave zijn van hoe wij werken. Als daar iets niet van klopt, moeten er aanpassingen gedaan worden. Er zou dus een intensieve samenwerking plaatsvinden. De externe partij moest het vertrouwen van alle medewerkers winnen en een sterke band met hen opbouwen. Dat lukt niet ieder bedrijf”, vertelt Nijman. “Een collega tipte me toen Diks Process Support. Zij bleken heel toegankelijk en lagen meteen goed in de groep. Ze zijn altijd enthousiast en zeer gedreven.”

Intensieve samenwerking

Een langdurige samenwerking volgde. Met het softwarepakket ManualMaster als tool werden de verschillende bedrijfsonderdelen door Diks Process Support beschreven en vastgelegd. Van offerteaanvraag tot levering op de bouwplaats inclusief alle tussenliggende stappen. Nijman: “Diks Process Support was constant in beweging. Ze pasten zaken aan waar nodig en kwamen met nieuwe ideeën. Onze band werd steeds sterker en dat maakte dat ze voelden als externe collega’s. Jarenlang hebben we samengewerkt. Maar op een gegeven moment was de bouw van het herziene systeem klaar.”

Kwaliteitshandboek blijft in beweging

Toch werkt Bruil nog steeds met ons samen. “Het kwaliteitshandboek is een levend document. Met onderhoud kan Diks Process Support ons nog ontzorgen”, vertelt Nijman. Bruil vertrouwt ons daarnaast de bijkomende werkzaamheden toe: begeleiding bij certificeringen op het gebied van veiligheid, duurzaamheid en productcertificatie. Denk hierbij onder andere aan de VCA, CSC en de CO2-prestatieladder. “Ook nu hebben we weer een fijne samenwerking: Diks Process Support is nog steeds heel betrokken en bovenal snel bereikbaar. Spoedklussen nemen ze direct op. Wat mij betreft blijft deze samenwerking nog wel een tijdje bestaan.”