Een sterk kwaliteitsmanagementsysteem: zo hielpen we Koster Keunen

Op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. Dat is wel zo handig om binnen de organisatie goed te kunnen werken. Hiervoor is een sterk kwaliteitsmanagementsysteem belangrijk. Diks Process Support kan je hierin ondersteunen. Zo hebben we onlangs het systeem ManualMaster voor Koster Keunen opgezet. Tammy Zandvliet, Quality Assurance manager bij Koster Keunen, vertelt je over hoe deze samenwerking is verlopen en wat je van Diks Process Support kunt verwachten.

Kwaliteitsmanagementsysteem

De grote vraag die Koster Keunen ons stelde, was het opzetten van een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem. “We werkten in een drive, maar dat schoot niet op”, vertelt Zandvliet. “Iedereen kon alles aanpassen. Dat was soms zeer onhandig. Had je bijvoorbeeld per ongeluk iets verwijderd? Dan kon niemand uit de organisatie dit bestand terugvinden. Daarnaast was de drive ongestructureerd, waardoor het tijd kostte om alle bestanden te vinden.” Er moest dus een nieuw systeem ontwikkeld worden, maar wat? En hoe? Zandvliet had al eerder samengewerkt met een werknemer van Diks Process Support en nam ons daarom in vertrouwen. Wij stelden Zandvliet het kwaliteitsmanagementsysteem ManualMaster voor. Dit is software waarmee de interne bedrijfsprocessen goed verbeterd kunnen worden. “Ik had er nog nooit van gehoord”, zegt Zandvliet. We lieten het haar zien en ze was direct enthousiast. “Diks Process Support zei dat ik het moest zien als één groot lego-pakket. Je kunt het systeem namelijk zelf samenstellen en blijven veranderen. Dat sprak me wel aan.”

ManualMaster

En zo gingen we aan de slag om ManualMaster bij Koster Keunen te implementeren. Al snel bleek dat interne bedrijfsprocessen een stuk overzichtelijker werden. “Echt super. Doordat onze drive zo chaotisch was, deed niet iedereen moeite om hierin structuur aan te brengen. ManualMaster bleek daarmee niet alleen handig, maar ook motiverend. Het systeem is heel gebruiksvriendelijk en dat leidt tot tijdsbesparing. Iedereen weet nu wat je waar kunt vinden en zet bestanden in de juiste mappen. Daarnaast kan er van alles geautomatiseerd worden, bijvoorbeeld de verwerking van klachten”, vertelt Zandvliet tevreden. Inmiddels kan het bedrijf zelfstandig met ManualMaster uit de voeten. “Het is makkelijk bij te houden”, vertelt Zandvliet. “Voor kleine vragen kan ik altijd bij onze contactpersoon terecht. Deze heeft een hands on mentaliteit en is goed bereikbaar. Wanneer hij geen tijd heeft, neemt een collega het van hem over. Dat werkt perfect.”

Toekomst

Van een ongestructureerde drive naar ManualMaster: Kosten Keunen heeft nu een fijn systeem waarmee ze interne bedrijfsprocessen kunnen verbeteren. Maar hoewel ze zelf aan de slag kunnen met ManualMaster, is onze samenwerking nog niet voorbij. “Diks Process Support gaat ons ook helpen met interim ondersteuning, de RI&E en de ISO 9001. De samenwerking voor het kwaliteitsmanagementsysteem was zo fijn, dat ik denk dat ze ons hier ook goed mee kunnen helpen.”