VacaturesEen aanbesteding gewonnen – hoera! Maar dan volgt de vraag om een gedegen kwaliteitshandboek. Hoe compleet is dat eigenlijk, en voldoet het aan de eisen? Frank Boersma, directeur van Formorrow, nam geen risico en schakelde onze hulp in.
Snel handelen
Formorrow is al 28 jaar gespecialiseerd in de (persoonlijke) ontwikkeling van IT’ers. “We begeleiden en coachen vooral junioren, maar steeds vaker ook mediors en seniors”, vertelt Frank. “Daarnaast verzorgen we de werving en selectie voor werkgevers.” Voor een nieuwe opdracht schreef Formorrow zich in voor een aanbesteding en bereikte de voorlopige gunningsfase. Daar stuitten ze op een belangrijk aandachtspunt: “Een van de eisen was een kwaliteitshandboek”, vertelt Frank. “We hadden wel de processen vastgelegd, maar die nog niet geclusterd in een handboek dat volledig conform de ISO 9001-norm was. Dat was overigens niet vereist voor deze aanbesteding, maar ik wilde voorkomen dat de deal alsnog zou klappen omdat ons handboek net niet strak genoeg was.” De tijd drong, maar er was snel een oplossing: “De tenderspecialist waar we mee samenwerkten tipte meteen Diks Process Support als partij die snel en doelgericht kan handelen.”
Vliegende start
Zo werd vrijwel meteen besloten om het kwaliteitshandboek samen met Diks Process Support aan te scherpen volgens de ISO 9001-normen. “Voor mij telde vooral het resultaat: een handboek dat er goed uitziet”, vertelt Frank. “Als Diks Process Support daar de kennis voor had, hoefde ik niet verder te zoeken.” De samenwerking had een vliegende start, weet Frank nog. “We belden eerst kort over wat er die week moest gebeuren, wat er van mij nodig was en wanneer ik beschikbaar moest zijn. Heel rechtdoorzee. Daardoor lag er meteen een planning, ruim binnen de marge, en Diks Process Support was hierin heel flexibel. Vervolgens was het eigenlijk vooral: gas erop.”
Veel kennis
Frank vertelt dat er tijdens de samenwerking geen moment is geweest dat hij dacht de deadline niet te halen. “Het was vanaf het begin meteen duidelijk wat we van elkaar nodig hadden en wie welke taken oppakte. Alle beloften werden nagekomen. Binnen twee weken was alles afgerond.” Hij is blij dat hij het project heeft kunnen uitbesteden. “Nu weten we zeker dat alles volledig klopt. Onze contactpersoon kende de eisen van de ISO-9001 echt van voor naar achter, dat gaf me veel vertrouwen.” Met het aangescherpte kwaliteitshandboek staat Formorrow voortaan sterker in toekomstige aanbestedingen. “Mocht er ooit door wet- en regelgeving nog iets aangepast moeten worden, dan zou ik Diks Process Support zeker weer bellen”, sluit Frank af. “Ze hebben zich volledig gefocust op het resultaat – en dat is behaald. Precies waar ik naar op zoek was.”
Wilt u net als Formorrow voorbereid zijn op aanbestedingen? Neem dan gerust contact met ons op voor een goed kwaliteitshandboek!