ISO 45001 stappenplan – van voorbereiding tot certificaat

Een veilige werkomgeving is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap. Met ISO 45001 laat u zien dat uw organisatie structureel werkt aan arbeidsveiligheid, gezondheid en continu verbeteren.

Toch roept het traject naar certificering vaak vragen op. Hoe verloopt het proces precies? Wat moet u regelen? En hoe lang duurt het? In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe u zich voorbereidt op ISO 45001-certificering, van de eerste analyse tot het behalen van het certificaat.

Stap 1: Nulmeting – waar staat uw organisatie nu?

De eerste stap richting ISO 45001 is inzicht krijgen in uw huidige situatie. Tijdens een nulmeting wordt beoordeeld in hoeverre uw organisatie al voldoet aan de eisen van de norm. Er wordt gekeken naar bestaande veiligheidsprocedures, verantwoordelijkheden, risicoanalyses en naleving van de Arbowet. Zo ontdekt u waar de sterke punten liggen en waar nog verbeteringen nodig zijn.

De resultaten van de nulmeting vormen de basis voor een plan van aanpak. Dit plan beschrijft welke acties nodig zijn om het veiligheidsmanagementsysteem op te zetten of verder te ontwikkelen.

Stap 2: Opzetten van het veiligheidsmanagementsysteem

De kern van ISO 45001 is het veiligheids- en gezondheidsmanagementsysteem (VMS). Dit systeem brengt alle onderdelen van arbeidsveiligheid samen in één overzichtelijke structuur.

Tijdens deze fase stelt u een veiligheidsbeleid op met duidelijke doelstellingen, bepaalt u de verantwoordelijkheden binnen de organisatie en legt u procedures vast voor risicobeheersing, incidenten, communicatie en opleiding. Het systeem moet passen bij uw organisatie, praktisch, werkbaar en afgestemd op de dagelijkse praktijk.

Stap 3: Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Een actuele en goed uitgevoerde RI&E vormt een belangrijk onderdeel van ISO 45001. Hierin worden alle veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen uw organisatie in kaart gebracht. Op basis daarvan stelt u een plan van aanpak op om risico’s te verminderen of te voorkomen. Denk aan maatregelen rond persoonlijke beschermingsmiddelen, machineveiligheid, werkdruk of noodsituaties.

De RI&E wordt regelmatig geëvalueerd en aangepast wanneer werkzaamheden of omstandigheden veranderen.

Stap 4: Implementatie in de praktijk

Een goed systeem staat niet alleen op papier, maar leeft op de werkvloer. In deze fase worden de vastgestelde maatregelen en procedures daadwerkelijk ingevoerd. Dat betekent medewerkers trainen en bewust maken, toolboxmeetings organiseren, incidenten melden en opvolgen, en veiligheidsdoelstellingen monitoren.

ISO 45001 vraagt om aantoonbare betrokkenheid van de directie én medewerkers. Veiligheid is geen individuele taak, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Stap 5: Interne audit en directiebeoordeling

Voordat u het certificeringstraject ingaat, is het belangrijk om het systeem intern te toetsen. Tijdens de interne audit controleert u of de afspraken worden nageleefd en of het systeem effectief werkt. De bevindingen worden vervolgens besproken in een directiebeoordeling. Hierbij beoordeelt het management of de doelstellingen worden behaald, welke verbeteringen nodig zijn en hoe de organisatie verder kan groeien in veiligheidscultuur.

Deze fase helpt u om eventuele tekortkomingen tijdig te corrigeren voordat de externe audit plaatsvindt.

Stap 6: Certificeringsaudit

De certificeringsaudit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke, erkende certificerende instelling. De audit bestaat meestal uit twee delen.

In de eerste fase beoordeelt de auditor de documentatie: zijn alle vereiste documenten aanwezig en actueel, zoals het beleid, de RI&E, interne auditrapporten en registraties van incidenten? In de tweede fase bezoekt de auditor uw bedrijf, spreekt met medewerkers en beoordeelt of de procedures daadwerkelijk worden gevolgd.

Na afloop bespreekt de auditor de bevindingen. Zijn er geen grote afwijkingen, dan ontvangt u het ISO 45001-certificaat.

Stap 7: Onderhoud en continue verbetering

Na certificering is het belangrijk om het systeem actief te blijven gebruiken en verbeteren. Jaarlijks vindt een controle-audit plaats om te toetsen of de processen goed blijven werken. Daarnaast wordt het certificaat iedere drie jaar vernieuwd via een hercertificeringsaudit.

ISO 45001 is dus geen eenmalig project, maar een continu proces van verbeteren en bewustzijn. Hoe beter u dat verankert in uw organisatie, hoe groter het rendement van de norm.

Hoe lang duurt het traject?

De doorlooptijd van het traject verschilt per organisatie. Factoren zoals de omvang van het bedrijf, de complexiteit van de processen en de bestaande veiligheidsstructuur spelen hierbij een rol. Gemiddeld duurt het traject enkele maanden – van nulmeting tot aan certificering – afhankelijk van hoe goed de basis al op orde is.

Waarom kiezen bedrijven voor ISO 45001?

ISO 45001 biedt organisaties niet alleen structuur, maar ook meetbaar resultaat. Bedrijven die met de norm werken, zien vaak minder incidenten en verzuim, betere communicatie tussen afdelingen, meer betrokkenheid van medewerkers en een sterker imago richting klanten en opdrachtgevers.

Kortom, ISO 45001 zorgt niet alleen voor naleving, maar ook voor groei en vertrouwen.

Conclusie

Het traject naar ISO 45001-certificering verloopt stapsgewijs – van nulmeting tot onderhoud. Door elke stap zorgvuldig te doorlopen, bouwt u aan een solide veiligheidsmanagementsysteem dat werkt in de praktijk. Met ISO 45001 maakt u van veiligheid een integraal onderdeel van uw organisatie: helder, meetbaar en duurzaam.

Begeleiding bij ISO 45001

Wilt u weten waar uw organisatie nu staat of begeleiding bij het behalen van ISO 45001-certificering? Bij Diks Process Support begeleiden wij bedrijven stap voor stap – van nulmeting tot audit en onderhoud. Onze aanpak is praktisch, transparant en afgestemd op uw dagelijkse werkzaamheden.

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.