Tegenwoordig is een VCA, VCU, ISO 9001 of andere norm steeds vaker een voorwaarde voor een opdracht of aanbesteding. U dient dan aan te tonen dat u thema’s als kwaliteit, veiligheid en milieu beheerst en werkt volgens de gevraagde norm of een vergelijkbaar managementsysteem. Dat klinkt ingewikkeld voor een klein bedrijf als dat van u, maar dat hoeft het niet te zijn! In dit blog leggen we u uit waarom.
Normeisen in aanbestedingen
Meestal vraagt de opdrachtgever bij een aanbesteding om een managementsysteem dat voldoet aan de eisen van een relevante bedrijfsnorm. Bij de vraag om het managementsysteem staat meestal vermeld dat u binnen een aantal kalenderdagen na toezegging van de opdracht het vereiste bewijs moet aandragen. Een certificering voor de gevraagde norm of een vergelijkbare certificering voldoet. Bewijzen van gelijkwaardige maatregelen, zoals een managementsysteem waarin dit beschreven staat, volstaat ook. Wat is voor u als klein bedrijf het meest interessant: een certificering behalen of een vergelijkbaar managementsysteem opstellen?
Certificeren versus vergelijkbaar managementsysteem
Overweegt u het bedrijf te laten certificeren voor bijvoorbeeld ISO 9001, VCA of VCU? Dan biedt dat verschillende voordelen. Het managementsysteem wordt onafhankelijk getoetst door een Certificerende Instantie en bij toekomstige aanbestedingen volstaat het opsturen van het certificaat als bewijs dat u aan de norm voldoet. Het behalen van deze norm is een investering die u niet alleen hoeft te doen: Diks Process Support begeleidt u tijdens het gehele traject, waardoor u het traject moeiteloos doorstaat. Kiest u ervoor om een vergelijkbaar managementsysteem op te zetten? Dan moet u bij elke aanbesteding het systeem – of de belangrijkste onderdelen ervan – opsturen. Dit betekent dat de aanbestedende partij het systeem kan controleren op werking en inhoud, wat elke keer opnieuw tijd kost. Daarbij moet u in het voortraject vaak gevoelige bedrijfsinformatie delen. Een voordeel van deze aanpak is dat u zich kunt richten op de onderdelen van het managementsysteem die waarde toevoegen voor uw organisatie en de opdracht en dat u minder aandacht hoeft te besteden aan normonderdelen die minder relevant zijn.
De grootste kans op een opdracht
De kans op een opdracht is over het algemeen groter wanneer u een certificaat zoals ISO 9001, VCA of VCU indient in plaats van een vergelijkbaar managementsysteem zonder certificering. Een certificaat van een erkende norm wordt door opdrachtgevers vaak als betrouwbaar en direct bewijs gezien van dat uw organisatie voldoet aan de gestelde eisen. Het is een gestandaardiseerde manier van aantonen, waardoor opdrachtgevers minder vragen hoeven te stellen of controles hoeven uit te voeren. Dit kan uw bedrijf een voorsprong geven op concurrenten die geen certificaat hebben, zelfs als de systemen vergelijkbaar zijn. Uw bedrijf laten certificeren is een stuk efficiënter en kostenbesparend dan regelmatig een vergelijkbaar managementsysteem maken. U hoeft geen extra details aan te leveren die leiden tot extra documentatie, een certificaat volstaat. Bent u een kleine organisatie en wilt u aan de slag met opdrachten, waarbij normen als ISO 9001, VCA of VCU om de hoek komen kijken? Neem dan gerust contact met ons op!